+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Закон об электронных трудовых книжках

Содержание

Переход на электронные трудовые книжки

Закон об электронных трудовых книжках

1) С 2020 года в России вводится цифровой электронный аналог трудовой книжки – электронная трудовая книжка «Сведения о трудовой деятельности».

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате, хранится в информационных системах ПФР.

Просмотреть сведения электронной  книжки (скачать, распечатать, перенаправить) можно будет в личном кабинете физлица на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель (в отношении сведений работы у него), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

2) Правовое основание для перехода на электронные трудовые книжки:

  • ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 16 ДЕКАБРЯ 2019 Г. N 439-ФЗ “О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ЧАСТИ ФОРМИРОВАНИЯ СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ»
  • ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 16 декабря 2019 года N 436-ФЗ «О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН “ОБ ИНДИВИДУАЛЬНОМ (ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОМ) УЧЕТЕ В СИСТЕМЕ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ПЕНСИОННОГО СТРАХОВАНИЯ»

3) В ТК РФ внесены изменения в следующие статьи:

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий;

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

Статья 165. Случаи предоставления гарантий и компенсаций

Статья 283. Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству

Статья 392. Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора

Статья 394. Вынесение решений по трудовым спорам об увольнении и о переводе на другую работу

Появилась новая статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности

4) В настоящее утверждены следующие документы:

–  форма СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников в ПФР

– Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

 Стадии согласования и утверждения:

– форма СТД-Р для предоставления работнику сведений о его трудовой деятельности

– Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Что сделать в связи с переходом 

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:​​​​

  • определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР;
  • подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников;
  • уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки;
  • получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде;
  • обеспечить техническую готовность (программное обеспечение) представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.
  • каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.

Такие правила устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Кого назначить ответственным за электронные трудовые книжки

Ответственное лицо, которое будет вести электронные трудовые книжки и подавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, руководитель выбирает сам. Закон не говорит, кто это должен быть – бухгалтер или кадровик. Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому поручили вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист.

Обязанности вести электронные трудовые книжки и отчитываться по ним рекомендуем прописать в должностной инструкции сотрудника. При этом даже если указанные обязанности будут в инструкции, издайте приказ о назначении ответственного лица по аналогии с бумажными трудовыми книжками.

Приказ составьте в произвольной форме. Укажите в документе Ф. И. О. и должность сотрудника, которого назначаете ответственным за электронные трудовые книжки и отчет СЗВ-ТД. Также пропишите, кто будет заменять ответственного, когда тот отсутствует.

Какие локальные акты изменить в связи с переходом на электронные трудовые книжки

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить ПВТР. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу. Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК).

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Как уведомить сотрудников о выборе трудовой книжки

Уведомить всех сотрудников организации о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Какие заявления нужно получить от сотрудников

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года. 

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной. 

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, то он должен написать заявление о том, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Информация о поданном работником заявлении включается в Cведения о его трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Что делать в случае отказа сотрудника от бумажной книжки

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. При этом в трудовую книжку сотрудника нужно внести соответствующую запись о том.

Что делать, если сотрудник не подал заявление

Сотрудники, которые не смогли в течение 2020 года подать работодателю заявление о выборе формата трудовой книжки, вправе сделать это в любое время. К таким сотрудникам  относят тех, кто:

  • по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполнял свои трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы, в том числе на период болезни, отпуска или отстранения от работы;
  • имеет стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоял в трудовых отношениях.

Исключением будут только сотрудники, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года. Их трудовые книжки работодатель вправе вести только в электронном виде, и они уже не смогут подать заявления, что хотят оформить бумажную трудовую.

Как передать сведения о трудовой деятельности в ПФР

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (ст. 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Какие отчеты в ПФР нужно направить уже в ближайшее время

Источник: https://otrude.ru/baza-znanij/novosti/perexod-na-elektronnyie-trudovyie-knizhki.html

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Закон об электронных трудовых книжках

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что нужно знать работнику и работодателю

Закон об электронных трудовых книжках

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ вносит изменения в ТК РФ. Разбираемся, как новшества повлияют на работника и работодателя.

Что нужно знать работнику

Введение электронных трудовых книжек позволит минимизировать риски утраты данных о стаже работника и значительно облегчит процесс назначения ему пенсии.

Ранее работнику, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, нужно было запрашивать выписку из трудовой книги, что добавляло отделу кадров бумажной работы.

Теперь получить сведения о трудовой деятельности работник сможет:

  • у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);
  • по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);
  • на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).

Действующие сотрудники и принятые на работу в 2020 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2020 года.

Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления сведения в бумажную версию заноситься не будут. Бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.

Если работник не согласен с оформлением трудовой книжки исключительно в электронном виде, ему следует не позднее 31 декабря 2020 года подать на заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.

С 1 января 2021 года для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, будут заводиться только электронные трудовые книжки.

Что нужно знать работодателю

Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.

Данную информацию работодатель будет обязан направлять в электронном виде в ПФР ежемесячно. Дополнительные программные ресурсы для этого не требуются – сведения будут предоставляться через существующую систему персонифицированного учета ПФР.

Что требуется от работодателя в переходный период:

1) Внести изменения в текст локальных нормативных актов, трудовых и коллективных договоров.

Необходимо пересмотреть документы, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и при необходимости внести изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

2) Уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки.

До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки, а также проинформировать их о праве сохранения бумажной версии трудовой книжки.

Для этого необходимо подготовить соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников под подпись.

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

3) Принять от работников заявления на оформление электронной трудовой книжки или сохранение бумажной трудовой книжки.

До 31 декабря 2020 включительно работники должны написать соответствующие заявления.

Если работодатель получил от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления дублировать сведения в бумажную книжку будет не нужно. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если до конца 2020 года работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести трудовую книжку в бумажной и электронной форме одновременно.

4) Отправлять сведения в ПФР ежемесячно.

С 1 января 2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения.

Подробнее о новой форме отчетности вы узнаете на вебинаре «Бухгалтерская и налоговая отчетность за 2019 год. Знаем, что делать в 2020»

_________________________________________________________________________________________

Любим «1С» , сопровождаем с любовью

Наш телефон: +7 343 222 12 50

Наш сайт: sopr1c.ru

Больше статей ищите здесь

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ddb74cae5f20d1efbfef0d7/5dfa2ebd16ef9000ae2e12c1

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

Закон об электронных трудовых книжках

Рекомендуем новые материалы в Контур.Школе:

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам

Подробнее

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

«К сожалению, в вопросе перехода на электронные трудовые еще много неясного. Не все успели разобраться в правилах подготовки отчета СЗВ-ТД. Руководителям организаций и кадровым сотрудникам хочется посоветовать внимательно следить за новостями от ПФР и Минтруда.

А пока у вас есть время позаботиться о технической стороне: подготовьте свое ПО к работе с электронными трудовыми. Так, например, вести учет сведений о трудовой деятельности сотрудников и готовить новый отчет вы можете в программе Контур.

Персонал, а отправлять его в ПФР с помощью сервиса интернет-отчетности», — советует руководитель проекта Контур.Персонал Дмитрий Шафран.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Закон об электронных трудовых книжках с 2020 года

Закон об электронных трудовых книжках

С января 2020 года страна переходит на электронные трудовые книжки. Главные законопроекты — о поправках в Трудовой кодекс (ТК) и в федеральный закон (ФЗ) о персучете — прошли все три чтения в Госдуме. Готовятся и изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП).

Для тех, у кого трудовая книжка уже есть, переход на электронный ее вариант будет добровольным. У начавших работать с 2021 года выбора уже не будет: им бумажные книжки заводить не станут.

Электронная трудовая книжка должна содержать те же сведения, что и обычная сейчас. Работник сможет проверить их в любой момент через работодателя, МФЦ, сайт Пенсионного фонда (ПФР) или портал «Госуслуги». Если обнаружите, что данные внесены не те, обратитесь к работодателю. В случае конфликта не лишней может оказаться консультация специалиста по трудовым спорам.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 285 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Новая статья в Трудовом кодексе

В Трудовой кодекс добавляется новая статья 66.1, описывающая, когда и как вносить информацию в электронную книжку, передавать ее работникам и в Пенсионный фонд (ПФР). Именно он, а не Минтруд, как можно было бы предположить, будет собирать все данные о работе россиян. ПФР стал таким оператором, потому что у него уже есть опыт надежного хранения сведений.

В ПФР разработаны формы, в виде которых данные должны поступать в фонд и предоставляться из инфосистемы гражданам. Теперь при увольнении работодатель обязан выдать работнику распечатанные и заверенные сведения из его электронной трудовой книжки, правда, только по своему предприятию.

Их можно будет предъявить при новом трудоустройстве. Информацию можно получить в своем кабинете на сайте ПФР, на Госуслугах либо в МФЦ, что особенно удобно, если работа была дистанционной.

Помимо этого, и во время работы сотрудник всегда может проверить онлайн правильность заполнения трудовой книжки, проконтролировать свои кадровые назначения и т.д.

Но в инфосистеме будут только свежие сведения (с 2020 года) — полностью оцифровывать бумажные книжки пока не планируют.

Как завести электронную трудовую?

Тем, кто начнет трудовую деятельность только в 2021 году, автоматически создадут электронные книжки на первом рабочем месте. Покупать бумажную им не придется — для них она не предусмотрена.

Тех, у кого бумажная книжка уже есть, работодатель должен до начала июля 2020-го предупредить об изменении в законах. До конца декабря сотруднику нужно выбрать, какой он хочет видеть в дальнейшем свою трудовую — исключительно электронной или еще и бумажной.

Для этого пишется заявление: либо о полном переходе «на цифру», либо о сохранении и старой версии. Информация о выборе тоже будет передана в ПФР. Если работник не напишет ничего, бумажный вариант ему обязаны оставить.

Как и тем, кто в декрете, болеет или временно не трудоустроен.

Завести электронную трудовую вместо обычной книжки можно будет в любое время, а вот обратный переход по закону невозможен. То есть если вы написали отказ от бумажной версии, вам ее больше не заведут ни на этой работе, ни на следующей.

Зато если вы попросили сохранить привычную книжку, вести ее до конца вашей трудовой деятельности параллельно с электронной обязаны все наниматели, сколько бы их ни было.

Отказавшемуся от бумажной книжки ее выдают на руки, и больше кадровик или бухгалтер за нее не отвечает.

Трудовые пожелавших сохранить старый вариант ведутся на бумаге, как и раньше. Электронные версии заполняются на всех.

Новый персонифицированный учет

Изменения в ФЗ № 27 о персонифицированном учете касаются в основном сроков передачи информации в ПФР и самого состава личных данных работника:

  • СНИЛС;
  • ФИО;
  • сведения о трудодеятельности (даты приема, перевода, должность, номера приказов и пр.).

Электронные данные из трудовых книжек должны вноситься в специальные формы (их можно посмотреть на сайте ПФР, ссылка есть в конце этой статьи). СЗВ предназначена для отчета в фонд, СЗИ выдается работнику.

В 2020 году информация (и про заявление о выборе варианта трудовой книжки тоже) подается до 15-го числа, идущего после месяца, за который отчитываются. Но не по всему персоналу, а лишь о тех людях, кто:

  • принят на работу;
  • поменял должность;
  • подал заявление о выборе варианта книжки;
  • уволился.

Когда о каждом конкретном сотруднике впервые подается отчет, к нему прилагаются все данные о работе человека в этой компании. Заносить скопом данные обо всем персонале к 15 февраля 2020 года в базу не нужно. Если перечисленных выше событий в трудовой жизни сотрудника не будет, первичные данные о нем могут попасть в ПФР максимум до 15 февраля 2021-го.

С 2021 года до 15-го числа отчитаться законом положено только в двух случаях: при смене сотрудником должности или написании им заявления о выборе варианта трудовой книжки. А сведения о тех, кого наняли или уволили, должны поступать в Пенсионный фонд уже на следующий день (определяется по дате в приказе).

Предприятиям со штатом от 25 человек всю информацию для трудовой книжки надо подавать только в электронном виде. Компаниям с меньшей численностью персонала пока оставлена возможность сделать отчет на бумаге.

Схитрить, притворившись «маленьким» для экономии на оборудовании, теперь уже не удастся — у ПФР есть свои механизмы контроля по другой отчетности.

Но фонд уверяет, что будет разработан бесплатный сервис для подачи отчетов, и им смогут пользоваться не подключенные к электронному документообороту работодатели.

Так что у всех компаний будет возможность правильно и в отведенные сроки передать сведения в базу ПФР.

Сотрудники же и больших, и маленьких организаций могут быть уверенными, что данные об их стаже передадут правильно и вовремя.

Если выберете только электронный вариант книжки, бережно храните выданную на руки бумажную трудовую. Она может помочь подтвердить предыдущий стаж при расчете будущей пенсии.

Источник:

Пенсионный фонд о нововведениях в связи с электронными трудовыми книжками

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/zakon-ob-elektronnyh-trudovyh-knijkah-s-2020-goda/

Новый закон об электронно – цифровой трудовой книжке

Закон об электронных трудовых книжках

С 2020 года в РФ реализован законопроект о введении трудовых книжек в цифровом виде. Обновленный формат обеспечивает доступ персоналу к сведениям о собственной деятельности. В свою очередь, компаниям — работодателям открывается возможность удобного учёта кадров. Смена формы книжек осуществляется добровольно и позволяет сотруднику оставить бумажный документ.

Новый закон об электронных трудовых книжках

По причине принятия законопроекта организация обязана направить уведомление каждому работнику о текущих изменениях, связанных с трудовой, и предложить выбрать способ её ведения на основании заявления.

Электронная трудовая реализуется исключительно на цифровом носителе. Получать информацию о внесённых данных в этот документ сотрудник вправе у работодателя, который должен предоставлять эти сведения через кабинет страхователя, в МФЦ или через территориальное отделение ПФРФ. Проверить наличие данных в электронной трудовой можно на госуслугах, либо в ЛК гражданина.

В случае необходимости, данные из электронной версии трудовой, могут выдаваться в бумаге. Их получение возможно через организацию — работодателя, ПФРФ, либо в МФЦ. Услуга может быть предоставлена независимо от постоянной прописки или места трудоустройства гражданина.

Что говорит закон?

Перевод на трудовые в цифровом формате предусматривается ФЗ №439, в который внесены изменения о возможности выбора сотрудником способа ведения деятельности в цифре или бумаге.

Также обновления коснулись ФЗ №27. В этот нормативный документ внесены изменения, которые обязывают компанию — работодателя с начала 2020 года предоставлять в ПФРФ информацию о работе сотрудников на ежемесячной основе.

Основные достоинства цифровой трудовой

  1. Доступность информации о трудовой деятельности для сотрудника.
  2. Уменьшение вероятности появления в книжке недостоверных записей или данных с ошибками.
  3. Возможность устройства на работу удалённым способом.
  4. Уменьшение расходов организаций на покупку, заполнение и обеспечение сохранности трудовых в бумаге.

  5. Оформление пенсионных начислений по данным с л/с дистанционным путём.
  6. Использование информации для получения госуслуг.
  7. Возможности анализа и обработки информации о работе персонала для организаций — работодателей и госструктур.
  8. Максимальную степень надёжности и обеспечения сохранности сведений.

Какие данные содержит электронный документ?

Цифровая книжка, подтверждающая официальное трудоустройство гражданина, содержит следующую информацию:

  • персональные данные;
  • день устройства, увольнения и перевода;
  • рабочее место;
  • сведения об устройстве, переводе, прекращении работы и ссылка на документы для проведения этих записей;
  • разновидность выполняемой работы;
  • должность;
  • причины увольнения.

Способ перевода на цифровую трудовую книжку

Создание книжки обновлённого формата для сотрудников российских организаций стало доступно с 2020 года. Для официально трудоустроенного персонала переход на трудовую, заполнение которой производится кадровиком в электронном виде, осуществляется по личной просьбе.

Сотрудникам, не желающим переходить на новый формат, до конца текущего года следует отправить заявление в свободной форме о необходимости сохранения бумажного документа.

Лица, отдавшие предпочтение электронному формату, смогут забрать трудовую в отделе кадров с записью о выборе способа её ведения. Однако, несмотря на это, книжка в бумаге не потеряет силы и может быть использована совместно с цифровой.

Специалисты ПФРФ рекомендуют сохранять бумажный документ, так как в нём содержаться все сведения о работе трудоустроенного лица до наступления 2020 года.

Ведь в книжку, заполняемую на цифровом носителе, будут заполняться данные с текущего года, без учёта предыдущего стажа.

Кроме того, при желании сотрудника оставить трудовую в бумаге кадровики совместно с электронным вариантом смогут продолжить внесение данных в оба документа одновременно.

Важно! Компании, чьи сотрудники не успеют написать заявление до окончания текущего 2020 года на смену ведения формата своей деятельности, будут продолжать заполнение книжки в бумажном виде.

Работник, пожелавший сохранить бумажную трудовую, вправе при новом трудоустройстве не менять способ ведения своей деятельности. Однако он может в последующем перейти на электронный документ, направив заявление новому работодателю о принятом решении.

Граждане, которые не могут до окончания 2020 года направить в отдел кадров заявление на смену либо сохранение формата заполнения книжки, могут заняться этим позже. Такое право предоставляется:

  • сотрудникам, которые на конец 2020 года не работают и до этого не направляли заявление кадровикам, но имеют сохранённое за собой рабочее место.
  • работникам, которые имеют официальный стаж, но на конец текущего 2020 года не трудоустроены и раньше не подавали заявления прежним руководителям.

Что важно знать работодателю?

Ответственные лица компаний, осуществляющие заполнение трудовой, при сохранении сотрудником версии документа в бумаге, должны:

  • продолжать внесение информации в бумажный вариант;
  • сохранять право на последующее ведение документа при смене сотрудником рабочего места;
  • сохранять за сотрудником право направить заявление о смене варианта ведения трудовой на электронный вариант.

Обязанности и права компании — работодателя

  1. Кадровик должен вернуть трудовую книжку в бумаге сотруднику по его личному заявлению при переводе на электронный вариант. С этого момента он прекращает отвечать за её сохранность и заполнение.

  2. Компания обязана предупредить сотрудника о возможности одновременного заполнения бумажной и электронной версии документа и о необходимости хранения бумажного варианта, поскольку в цифровом формате содержатся данные о работе, начиная с 2020 года.

  3. Работодатель обязан заполнять только электронную трудовую лицам, впервые устроившимся на работу в 2021 году, без последующего оформления её бумажной версии.
  4. При подписании договора работодатель может потребовать от сотрудника сведения о стаже в бумажном и/или цифровом формате.

  5. Использование данных о работе сотрудника может осуществляться для формирования стажа, заполнения трудовой и в иных целях согласно действующему законодательству РФ.
  6. Работодатель обязан исправить все ошибки в электронной книжке при обнаружении сотрудником недостоверной информации, а затем передать исправленную версию документа для сохранности в ПФРФ.

Как предоставляются сведения из электронной трудовой сотруднику?

Сотрудникам с электронными документами выдаются сведения о деятельности на бумаге или в цифровом виде, способом, указанным в заявлении:

  • действующему работнику не позже 3-х рабочих дней после получения заявления;
  • уволенному сотруднику в день прекращения работы.

Если в момент увольнения сотрудник по какой — либо причине не может получить эти сведения, то кадровик обязан в этот же день отправить их на бумаге по почте РФ письмом с уведомительной пометкой.

Какую ответственность несут кадровики?

Ответственность кадровиков наступает за:

  • выдачу сведений о деятельности с опозданием уволенному сотруднику;
  • указание неверных данных о работе сотрудника или заполнение информации с формулировкой, которая не соответствует действующему законодательству РФ;
  • не предоставление в срок или предоставление неполных, неверно внесённых сведений о работе сотрудника в ПФРФ.

Важно! Если неверно внесённая формулировка причины, по которой уволился сотрудник, воспрепятствует новому трудоустройству работника, то по решению суда бывший работодатель будет обязан назначить ему выплату средней заработной платы за период вынужденного не по его вине прогула.

Источник: https://mosad.online/zakon-o-vvedenii-elektronnyh-trudovyh-knizhek-v-rf/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.