+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Содержание

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот – ПравБаза

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Есть свои сомнения и у сотрудников службы персонала. Именно они отвечают за защиту и хранение персональных данных работников организации, что определяется ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». А Постановление Правительства от 1 ноября 2012 г.

№ 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» установило, что большинство мер по защите носят технический характер.

Но не всегда информационно-техническая служба организации готова помогать в решении таких сложных для кадровика задач. Дистанционным работникам периодически требуются справки с места работы, касающиеся дохода, периода работы или иных сведений.

Традиционно организации, запросившие такие справки, принимают их в бумажном виде. Поэтому и в этом случае ограничиться электронным документооборотом не получится.

Кадровый электронный документооборот

Важно Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с локальными нормативными актами, может быть проставлена на самом документе (в листе ознакомления, приложенном к документу); в специальном журнале (книге) ознакомления; в отдельном документе (перечне), где указаны локальные нормативные акты, предоставленные работнику для ознакомления. 7. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. дистанционные работники

Совместно с организаторами им придется:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

Что вообще предлагают чиновники Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Кадровые документы в системе электронного документооборота

Преимущества, которые на поверхности: легкий поиск и упорядоченное хранения документов, уменьшение количества бумаги и необходимости содержания бумажного архива. Однако формирование и ведение электронного архива требует от специалиста по кадрам понимания аспектов хранения информации в электронном виде.

Внедрять ли элементы электронного документооборота в кадровое делопроизводство или вести его в традиционном виде – решать читателям с учетом общей бизнес-политики их организации. Крупные и прогрессивные организации, к которым относится компания, где я работаю, стремятся по-максимуму уйти от бумаг.

В россии должен появиться электронный кадровый документооборот

А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать». Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации.

Учитывая значение данной группы документов в жизни каждого работника и обязательность предъявления этих документов при проверках организации, проводимых государственной инспекцией труда, прокуратурой, другими органами контроля и надзора, а также учитывая очень низкий процент «выигрывания» работодателями рассматриваемых в федеральных судах общей юрисдикции трудовых споров с работниками, руководителям организаций, кадровых служб и служб доку-ментационного обеспечения управления необходимо очень внимательно выбирать соответствующие программы электронного документооборота, включающие обработку кадровой документации.

Минтруд начал вводить электронный кадровый документооборот

Обсуждение этой инициативы шло более двух лет. Предложения упростить кадровый учет, внедрив систему электронного документооборота, неоднократно звучали на различных экономических форумах и конференциях.

На совещании у Любови Ельцовой представители социального партнерства, бизнеса и органов власти обсудили трудозатраты, которые несут организации, используя бумажные формы документов, и озвучили возможную экономию времени и средств при переходе на систему ЭДО.

Со своей стороны, Минтруд РФ готов начать работу в этом направлении. « суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность вести электронный кадровый документооборот, — отметила Любовь Ельцова.

— В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме».

Ведение кадрового делопроизводства

Внимание Основные требования, предъявляемые к кадровым документам Отметим основные требования, предъявляемые к кадровым документам, которые необходимо учитывать при включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации: 1.

Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания), принимаются с учетом мнения представительного органа работников.
При этом необходимо руководствоваться нормами ст.

372 ТК РФ, где установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта — в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников.

Электронная система документооборота

По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).

По срокам хранения кадровые документы делятся на документы с краткими сроками хранения (до 10 лет включительно, например приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска), документы длительного срока хранения (свыше 10 лет, например приказ о приеме на работу) и документы постоянного хранения (например, положение о персональных данных работников).

Кадровый электронный документооборот. особенности. внедрение. сложные моменты

Состав кадровой документации: виды и разновидности документов Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы. Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т.

к.

объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты — штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др. Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям.

Второе — не перекладывать расходы на работников. В этом же направлении работает и Минэкономразвития РФ. В рамках проекта «Цифровая экономика РФ», который был утвержден 28 июля 2017 года, в числе краткосрочных мер озвучен отказ от бумажных трудовых книжек.

По мнению заместителя министра Саввы Шипова, возможность дистанционно заключать трудовые договоры и отказаться от трудовых книжек повысит трудовую мобильность населения.

Источник: http://advocatus54.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-elektronnyj-dokumentooborot/

Источник: https://bazapraw.ru/mintrud-vvodit-jelektronnyj-kadrovyj-dokumentooborot.html

Перечень Необходимых Кадровых Документов В 2020 Году

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Перечень Необходимых Кадровых Документов В 2020 Году». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Настоящие профессионалы никогда не останавливаются на достигнутом, постоянно расширяют свои знания и совершенствуют мастерство. В 2006 году ГАРАНТ для пользователей открыл прекрасную возможность для профессионального роста — Всероссийские спутниковые онлайн-семинары.

Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.

Спикер

2. Изменения по вопросам рабочего времени и времени отдыха. 2.1. Производственный календарь на 2020 г. 2.2.Применение показателей производственного календаря при составлении графиков сменности, графиков работ, графиков отпусков и учете рабочего времени.

2.3. Определения продолжительности недоработки или переработки в целях правильной оплаты труда.

Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект Минтруда России о запуске эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид.

Из сообщения на официальном сайте Минтруда следует, что эксперимент по ведению электронных кадровых документов будет введен в рамках трудовых отношений отдельных организаций с работниками.

Это касается тех работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.

С 1 января 2020 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат

Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе.

Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе.

При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.

Рекомендуем прочесть:  Земский доктор финансирование

Что случилось?

  • возможность самостоятельно определять виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (можно будет провести не во всей организации, а в выбранных отделах);
  • возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;
  • обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;
  • возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2020 году

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2020 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат.

Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки.

Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Максим Топилин

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Обязательные кадровые документы в организации 2020 года: список и нюансы хранения

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2020 году

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2020 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.

Срок хранения документов в организации в 2020 году таблица

Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.

Новые сроки хранения документов в 2020 году

С 1 января 2020 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

  • «1»: зарплата, авторские вознаграждения и некоторые другие суммы, часть которых может быть удержана приставами по исполнительному листу;
  • «2»: командировочные, пособия и другие доходы, с которых нельзя удерживать ни копейки.

На примере: сейчас некая компания ежемесячно выплачивает сотруднику 16 000 рублей, из которых зарплата – 11 500, а 4 500 – компенсационные выплаты. Всё в рамках законодательства, но со следующего года ситуация изменится: организация будет вынуждена повысить зарплату этого сотрудника до 12 130 рублей или более.

Новые штрафы от военкомата

Если отпуск внеплановый, а заявление подано сотрудником позже, чем за три рабочих дня до начала отдыха, выплатить ему деньги нужно будет в течение трёх рабочих дней с даты приёма заявления.

Отметим, что сейчас такого правила нет, поэтому возникает коллизия: утвердив отпуск «с завтрашнего дня», компания автоматически нарушает закон, просрочив выплату отпускных. Эта проблема и будет решена.

13 февраля 2020 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.

Зачем понадобился эксперимент

В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.

Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Рекомендуем прочесть:  Телевизор срок полезного использования в 2020 году

Для чего нужны кадровые документы?

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Юристам будет достаточно один раз сдать экзамен на соответствие профстандарту. Даже при смене сферы интересов, сдавать экзамен заново не придется.

Кроме того, будет преемственность между профстандартом и теми образовательными программами, по которым сейчас учат юристов.

Профстандарт для юрисконсульта в 2020 году

Уже давно было известно, что профстандарты станут обязательными с 1 января, перечень был представлен властями Российской Федерации, поэтому сюрпризом данной информации не стало. Ничего сверхъестественного в этом вопросе нет, потому что любой стандарт просто включает в себя описание квалификации и требования к определённой должности.

Профстандарт юрисконсульта

  • Пренебрежение оговоренными в ТД обязанностями.
  • Разглашение коммерческой тайны, нарушение приказов и внутреннего регламента компании.
  • Самостоятельные и не согласованные с руководством решения, которые в итоге навредили компании.
  • Нарушения в оформлении, ведении и хранении юридических документов.

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Обязательная кадровая документация

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников.

За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Основные кадровые документы

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Вам также может понравиться

Источник: https://reg-jurist.ru/transportnyj-nalog/perechen-neobhodimyh-kadrovyh-dokumentov-v-2020-godu

Кадровый документооборот: нововведения в 2020 году

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Предложения по внедрению электронного кадрового документооборота Минтруд начал готовить с 2017 года. Изначально ведомство выступало за нововведения, которые позволят:

  • предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
  • все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
  • уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
  • обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде действует рабочая группа, цель которой — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

Электронные проверки ГИТ

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2019 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат.

Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки.

Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

министр труда и социальной защиты 

Мы также планируем в последующем вообще перейти на бесконтактный способ проверки путем проверки в удаленном режиме с использованием электронных технологий. Но для этого нужно, чтобы созрели условия для ведения всего делопроизводства, кадропроизводства в электронном виде.

Стоит отметить, что первый шаг к переходу на формат электронных проверок чиновники уже сделали, запустив сервис самопроверок «Электронный инспектор». Он позволяет работодателям самостоятельно пройти предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства.

По результатам самопроверки работодатель получает заключение интерактивного сервиса об отсутствии или наличии нарушений в трудовых отношениях, а также инструменты для их устранения: инструкции к действию, шаблоны и образцы документов. Сервис, как справедливо отмечено, «позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда».

Электронная трудовая книжка

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Полный отказ от обычных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года. Таким образом, привычный документ превратится в электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

С 1 января 2021 года работодатели вернут работникам бумажные трудовые книжки, поскольку с них снимется ответственность за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, написавшие заявление о продолжении ведения бумажного аналога.

У электронных трудовых масса преимуществ:

  • упрощают ведение кадрового производства;
  • снимают вопрос о соблюдении сроков выдачи книжек при увольнении;
  • освобождают работника от необходимости запрашивать у работодателя копии трудовой;
  • стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • возможность для работников контролировать в режиме онлайн все сведения, которые вносятся в их трудовую.

Как будет учитываться трудовой стаж

Сейчас действует двойной учет трудового стажа: органы ПФР делают это на лицевых счетах работников, а работодатели — в трудовых книжках.

Сведения о стаже фонд берет из данных индивидуального лицевого счета работника. Поэтому эксперты считают, что с появлением электронных трудовых книжек пропадет ненужная двойная работа в учете стажа.

С 1 января 2020 года работодателям придется представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, и делать это нужно будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года эта информация при приеме на работу или увольнении должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

Электронные трудовые договоры

Инициатива по переводу трудового договора в электронную форму возникла, в частности, в связи с необходимостью как-то решить вопрос с оформлением трудовых отношений с дистанционными работниками.

Чиновники предполагают, что электронный трудовой договор не только сократит финансы и время на заключение трудового договора, но и позволит перевести дистанционных работников в поле легальной занятости.

Еще два года назад руководитель Роструда Всеволод Вуколов предложил создать специальную интерактивную площадку для заключения электронных трудовых договоров. По его словам, такой площадкой может выступать портал «Работа в России».

Эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений одобрила законопроект о начале перевода кадровых документов в электронный формат в рамках эксперимента. Он продлится с 1 января по 31 декабря 2020 года.

Суть эксперимента — дать возможность работодателям вести практически все кадровые документы в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге.

Нужна электронная подпись? Подберите сертификат под вашу задачу 

Известно, что в ряде случаев работодатель обязан будет обеспечить использование усиленной квалифицированной электронной подписи с обеих сторон: при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений.  

Источник: https://kontur.ru/articles/4947

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/eksperimenty-mintruda-kak-kadrovyy-dokumentooborot-stanovitsya-elektronnym/

Кадровые документы: переводим в электронный вид

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

https://www..com/watch?v=ytdevru

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: «кадровый документооборот в организации», «электронная трудовая книжка», «электронный надзор».

Социальное партнерство и трудовые отношения

С 2020 года минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

13 февраля 2019 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

Сразу скажем, что эксперимент по внедрению электронных кадровых документов затронет только отдельных работодателей.

Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.

Проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года. То есть, на 3 года.

Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте по внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и самостоятельно определяют:

  • виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
  • вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой.

Однако работодателей обяжут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись:

  • при заключении трудового договора;
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора;
  • внесении в них изменений.

Вести документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатели будут посредством использования своей информационной системы.

Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.

В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.

Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.

Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:

  • подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
  • урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.
  • оформление служебных командировок;
  • ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отдыха;
  • ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, напрямую связанными с его трудовой деятельностью и др.

При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.

Кто будет участниками эксперимента

Наименование участника экспериментаВиды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
ОАО «РЖД»(письмо от 26.02.2019 № ИЦЕ-963/ЦКАДР)1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

Источник: https://dolche-vitakrs.ru/perevod-kadrovykh-dokumentov-elektronnyy-mintrud-2018/

Перевод кадровых документов в электронный вид начинается

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Материал для подписчиков издания «Ваш партнер-консультант». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

Архив издания

Вместе с новыми номерами предоставляется доступ к архиву издания за прошлые годы (при подписке на периоды более 6 месяцев).

PDF номеров издания

Номера изданий доступны для скачивания в pdf-формате.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

● оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;

● выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;

● подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

● подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: кадровый документооборот в организации, электронная трудовая книжка, электронный надзор.

Виды работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент:

● заключение трудовых договоров;

● планирование отпусков работников на предстоящий год, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление с приказом об отпуске, оформление заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

● оформление служебных командировок;

● извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

● получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни, ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы;

● ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

● ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

На базе одного из участников будет проведен эксперимент по представлению документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости.

По результатам будут выдвинуты предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компанииDIRECTUM прокомментировала новость:

«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ).

В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.

6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму.

Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.

При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива.

Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения.

Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.

И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».

[2]

Перечень участников эксперимента и виды работы с документами,

в отношении которых проводится эксперимент

Наименование участника эксперимента

Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

АО «Северсталь Менеджмент»

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

Кадровые документы переведут в электронный вид

Законодательно планируется поставить эксперимент: кабмин назовет список работодателей, которые, если согласятся, будут вести абсолютно весь или почти весь кадровый документопоток в электронном виде.

Компании при этом сами определят, какие документы они будут держать исключительно в электронном виде, не распечатывая их на бумаге.

По запросу работников необходимые документы (копия трудовой книжки, справки о месте работы и размере зарплаты, различные приказы и так далее) будут выдаваться им либо в том же электронном виде, заверенные, соответственно, виртуальной подписью, либо на бумаге.

Эксперимент продлится 3 года: с 2020-го по 2022-й. За это время должны решить все технические вопросы, выявить все плюсы и минусы такого новшества.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

  • Сенаторова Надежда | начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства «цифры» над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до таких консервативных областей, как кадровое делопроизводство.

Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже, святая святых, грядущая замена бумажных трудовых книжек на электронные – все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям – участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная.

Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И, безусловно, сложность с ознакомлением работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.