+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Содержание

Перевод кадровых документов в электронный вид начинается

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Материал для подписчиков издания «Ваш партнер-консультант». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

Архив издания

Вместе с новыми номерами предоставляется доступ к архиву издания за прошлые годы (при подписке на периоды более 6 месяцев).

PDF номеров издания

Номера изданий доступны для скачивания в pdf-формате.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

● оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;

● выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;

● подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

● подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: кадровый документооборот в организации, электронная трудовая книжка, электронный надзор.

Виды работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент:

● заключение трудовых договоров;

● планирование отпусков работников на предстоящий год, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление с приказом об отпуске, оформление заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

● оформление служебных командировок;

● извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

● получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни, ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы;

● ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

● ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

На базе одного из участников будет проведен эксперимент по представлению документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости.

По результатам будут выдвинуты предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компанииDIRECTUM прокомментировала новость:

«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ).

В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.

6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму.

Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.

При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива.

Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения.

Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.

И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».
[2]

Перечень участников эксперимента и виды работы с документами,

в отношении которых проводится эксперимент

Наименование участника эксперимента

Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

АО «Северсталь Менеджмент»

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

Кадровые документы переведут в электронный вид

Законодательно планируется поставить эксперимент: кабмин назовет список работодателей, которые, если согласятся, будут вести абсолютно весь или почти весь кадровый документопоток в электронном виде.

Компании при этом сами определят, какие документы они будут держать исключительно в электронном виде, не распечатывая их на бумаге.

По запросу работников необходимые документы (копия трудовой книжки, справки о месте работы и размере зарплаты, различные приказы и так далее) будут выдаваться им либо в том же электронном виде, заверенные, соответственно, виртуальной подписью, либо на бумаге.

Эксперимент продлится 3 года: с 2020-го по 2022-й. За это время должны решить все технические вопросы, выявить все плюсы и минусы такого новшества.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

  • Сенаторова Надежда | начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства «цифры» над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до таких консервативных областей, как кадровое делопроизводство.

Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже, святая святых, грядущая замена бумажных трудовых книжек на электронные – все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям – участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная.

Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И, безусловно, сложность с ознакомлением работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Приказом Минтруда России от 26.03.2018 № 194 запущен эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов.

Кого он коснется? Какие именно документы работодатели будут обязаны переводить в электронный вид? Правда ли, что трудовые книжки нужно будет вести электронно? Когда все работодатели будут обязаны оформлять электронные кадровые документы? Давайте разбираться. Источник: “Блог кадровика”

Что относится к «кадровым документам»

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными.

Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде.

Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.

Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид

Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2018 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Кто примет участие в эксперименте

Пилотный проект (эксперимент по переводу кадровы будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников.

Срок проведения эксперимента

Общий срок проведения эксперимент с 23 марта 2018 года по 1 октября 2018 года. Он будет проходить в несколько этапов.

1 этап (с 23 марта по 20 апреля 2018 года)

В рамках первого этапа запланировано:

  • подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
  • организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
  • иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

2 этап (с 23 апреля по 15 мая 2018 года)

Предусматривается:

  • подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
  • уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

3 этап (с 16 мая по 1 сентября 2018 года)

Запланировано:

  • проведение эксперимента согласно приложению № 2;
  • подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
  • оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
  • анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
  • предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2018 г.)

В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Что будут делать участники эксперимента

Вот как участники распределят между собой работу:

Наименование участника экспериментаВиды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
ОАО «РЖД»(письмо от 26.02.2018 № ИЦЕ-963/ЦКАДР)1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

Источник: https://investim.info/mintrud-perevodit-kadrovye-dokumenty-v-elektronnuyu-formu/

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/eksperimenty-mintruda-kak-kadrovyy-dokumentooborot-stanovitsya-elektronnym/

1 этап (с 23 марта по 20 апреля 2020 года)

В рамках первого этапа запланировано:

  • подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
  • организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
  • иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

2 этап (с 23 апреля по 15 мая 2020 года)

Предусматривается:

  • подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
  • уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

3 этап (с 16 мая по 1 сентября 2020 года)

Запланировано:

  • проведение эксперимента согласно приложению № 2;
  • подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
  • оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
  • анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
  • предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2020 г.)

В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО?

Использование электронных документов (далее – ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ.

С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником.

Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.

2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров).

В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.

Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ. Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

  • документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);
  • учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);
  • персональная документация (личное дело, личная карточка работника);
  • организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?

В статье 312.

1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Общие положения

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:

  • в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;
  • в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).

В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.

Трудовой договор

Статья 312.

2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).

Важно! В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.

В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.

Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.

5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа.

Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.

Другие документы

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.

Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Что можно, а что нельзя

Источник: https://www.synerdocs.ru/6842019.aspx

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот – ПравБаза

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Есть свои сомнения и у сотрудников службы персонала. Именно они отвечают за защиту и хранение персональных данных работников организации, что определяется ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». А Постановление Правительства от 1 ноября 2012 г.

№ 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» установило, что большинство мер по защите носят технический характер.

Но не всегда информационно-техническая служба организации готова помогать в решении таких сложных для кадровика задач. Дистанционным работникам периодически требуются справки с места работы, касающиеся дохода, периода работы или иных сведений.

Традиционно организации, запросившие такие справки, принимают их в бумажном виде. Поэтому и в этом случае ограничиться электронным документооборотом не получится.

Кадровый электронный документооборот

Важно Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с локальными нормативными актами, может быть проставлена на самом документе (в листе ознакомления, приложенном к документу); в специальном журнале (книге) ознакомления; в отдельном документе (перечне), где указаны локальные нормативные акты, предоставленные работнику для ознакомления. 7. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. дистанционные работники

Совместно с организаторами им придется:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

Что вообще предлагают чиновники Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Кадровые документы в системе электронного документооборота

Преимущества, которые на поверхности: легкий поиск и упорядоченное хранения документов, уменьшение количества бумаги и необходимости содержания бумажного архива. Однако формирование и ведение электронного архива требует от специалиста по кадрам понимания аспектов хранения информации в электронном виде.

Внедрять ли элементы электронного документооборота в кадровое делопроизводство или вести его в традиционном виде – решать читателям с учетом общей бизнес-политики их организации. Крупные и прогрессивные организации, к которым относится компания, где я работаю, стремятся по-максимуму уйти от бумаг.

В россии должен появиться электронный кадровый документооборот

А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать». Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации.

Учитывая значение данной группы документов в жизни каждого работника и обязательность предъявления этих документов при проверках организации, проводимых государственной инспекцией труда, прокуратурой, другими органами контроля и надзора, а также учитывая очень низкий процент «выигрывания» работодателями рассматриваемых в федеральных судах общей юрисдикции трудовых споров с работниками, руководителям организаций, кадровых служб и служб доку-ментационного обеспечения управления необходимо очень внимательно выбирать соответствующие программы электронного документооборота, включающие обработку кадровой документации.

Минтруд начал вводить электронный кадровый документооборот

Обсуждение этой инициативы шло более двух лет. Предложения упростить кадровый учет, внедрив систему электронного документооборота, неоднократно звучали на различных экономических форумах и конференциях.

На совещании у Любови Ельцовой представители социального партнерства, бизнеса и органов власти обсудили трудозатраты, которые несут организации, используя бумажные формы документов, и озвучили возможную экономию времени и средств при переходе на систему ЭДО.

Со своей стороны, Минтруд РФ готов начать работу в этом направлении. « суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность вести электронный кадровый документооборот, — отметила Любовь Ельцова.

— В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме».

Ведение кадрового делопроизводства

Внимание Основные требования, предъявляемые к кадровым документам Отметим основные требования, предъявляемые к кадровым документам, которые необходимо учитывать при включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации: 1.

Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания), принимаются с учетом мнения представительного органа работников.
При этом необходимо руководствоваться нормами ст.

372 ТК РФ, где установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта — в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников.

Электронная система документооборота

По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).

По срокам хранения кадровые документы делятся на документы с краткими сроками хранения (до 10 лет включительно, например приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска), документы длительного срока хранения (свыше 10 лет, например приказ о приеме на работу) и документы постоянного хранения (например, положение о персональных данных работников).

Кадровый электронный документооборот. особенности. внедрение. сложные моменты

Состав кадровой документации: виды и разновидности документов Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы. Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т.

к.

объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты — штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др. Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям.

Второе — не перекладывать расходы на работников. В этом же направлении работает и Минэкономразвития РФ. В рамках проекта «Цифровая экономика РФ», который был утвержден 28 июля 2017 года, в числе краткосрочных мер озвучен отказ от бумажных трудовых книжек.

По мнению заместителя министра Саввы Шипова, возможность дистанционно заключать трудовые договоры и отказаться от трудовых книжек повысит трудовую мобильность населения.

Источник: http://advocatus54.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-elektronnyj-dokumentooborot/

Источник: https://bazapraw.ru/mintrud-vvodit-jelektronnyj-kadrovyj-dokumentooborot.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.