+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кто в организации контролирует исполнение поручений, его обязанности

Содержание

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений

Кто в организации контролирует исполнение поручений, его обязанности

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по контролю за исполнением поручений, образец 2019 года.

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности инспектора по контролю за исполнением поручений, права инспектора по контролю за исполнением поручений, ответственность инспектора по контролю за исполнением поручений.

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений относится к разделу “Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях“.

В должностной инструкции инспектора по контролю за исполнением поручений должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности инспектора по контролю за исполнением поручений

1) Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений. Информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения.

Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

Инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать

2) Инспектор по контролю за исполнением поручений при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии; формы и методы контроля исполнения документов; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно – распорядительную документацию; основы трудового законодательства; основы экономики, организации труда и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации инспектора по контролю за исполнением поручений

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1. Общие положения

1. Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.

2. Инспектором по контролю за исполнением поручений принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по контролю за исполнением поручений принимается на должность и освобождается от должности ______ (директором, руководителем) организации по представлению ______ (должность).

4. Инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;
  • формы и методы контроля исполнения документов;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;
  • основы трудового законодательства;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности инспектор по контролю за исполнением поручений руководствуется:

  • законодательством Российской Федерации,
  • Уставом (положением) организации,
  • приказами и распоряжениями _______ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Инспектор по контролю за исполнением поручений подчиняется непосредственно: __________ (должность).

7. На время отсутствия инспектора по контролю за исполнением поручений (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Инспектор по контролю за исполнением поручений:

1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия.

2. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

3. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

4. Ведет оперативный учет прохождения документов.

5. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений.

6. Информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения.

7. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

3. Права инспектора по контролю за исполнением поручений

Инспектор по контролю за исполнением поручений имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность инспектора по контролю за исполнением поручений

Инспектор по контролю за исполнением поручений несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений – образец 2019 года. Должностные обязанности инспектора по контролю за исполнением поручений, права инспектора по контролю за исполнением поручений, ответственность инспектора по контролю за исполнением поручений.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-inspektora-po-kontrolju-za-ispolneniem-poruchenij

Контроль исполнения документов

Кто в организации контролирует исполнение поручений, его обязанности

Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений.

Если раньше было достаточно записи в ежедневнике или даже собственной памяти, то по мере увеличении штата никакой ежедневник не спасет, и директор постепенно упускает из своих рук нити эффективного управления.

Каждый день отписываются десятки писем и служебных записок, издаются приказы и указания, назначаются ответственные исполнители. А всё ли выполняется?.. Так постепенно вырастает организовать в компании контроль исполнения документов.

Хорошо, когда контроль вводится постепенно, по мере необходимости. Гораздо сложнее организация контроля документов в компании с уже сложившейся традицией делопроизводства.

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота.

За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано.

Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Контроль начинается с резолюции руководителя. Она содержит фамилию исполнителя, задачу и срок ее выполнения. Контролер должен проследить, чтобы задание было выполнено в назначенный срок.

Как контролировать: начинаем с малого

Чтобы не шокировать персонал внезапным внедрением новой системы контроля (что неизбежно повлечет за собой недовольство, временное снижение качества работы и т.п.), начнем с малого: с постановки на контроль лишь части документов. Что именно контролировать – решает руководитель.

Итак, руководитель дает указание взять на контроль определенное входящее письмо. Например, он делает это в резолюции:

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого штампа:

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) регистрации входящих документов. Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и срок исполнения поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, служебных записок, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем.

Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку.

Ежемесячную для оперативного принятия мер, ежегодную – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

Прошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля         ПИСАРЕВА            Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.

Image by digitalart / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2866

Исполнительская дисциплина в организации – определение, контроль – Дело

Кто в организации контролирует исполнение поручений, его обязанности

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

Почему исполнительская дисциплина анализируется в феврале

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

Что такое контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы.

Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл.

Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

Что ставится на контроль

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмами внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции[1].

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах.

Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д.

Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

Сроки исполнения заданий

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполненияобращений граждан.

Источник:

Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности

Исполнительская дисциплина — один из важнейших показателей, обеспечивающих эффективность деятельности предприятия. Она может являться одним из ключевых показателей эффективности. В этом случае в повышении исполнительской дисциплины будут напрямую заинтересованы не только руководители, но и сами работники предприятия.

Этот термин связан исключительно с трудовыми взаимоотношениями наемного работника и работодателя.

Исполнительская дисциплина — это то, насколько работник четко и своевременно исполняет документы, выполняет приказы, распоряжения, письменные и устные указания, принимаемые теми руководителями, в подчинении которых он находится. Иерархия подчиненности сотрудника устанавливается его должностной инструкцией или условиями трудового договора.

Исполнительская дисциплина или исполнительная дисциплина

На практике часто возникает вопрос: исполнительная или исполнительская дисциплина, как правильно писать, какую формулировку использовать.

В этом случае следует обратиться к толковому словарю русского языка. В нем термин «исполнительский» отнесен к области творческой — исполнению художественных произведений.

Этот термин применяется, когда речь идет об исполнительском стиле, культуре, составе, мастерстве.

В то же время, «исполнительный» имеет отношение:

  1. к человеку или органу, исполняющему решения, осуществляющему на практике управленческие функции: исполнительная власть, исполнительный секретарь;
  2. к человеку, хорошо выполняющему свои обязанности, говорят: исполнительный работник, сотрудник, лаборант.

«Исполнительский» является прилагательным, которое используется, как правило, с неодушевленными существительными. Поэтому ответ на вопрос «дисциплина исполнительская или исполнительная» однозначен — конечно, исполнительская дисциплина.

И это понятно, если рассматривать отношение к работе, исполнению своих должностных обязанностей. В этом плане внутренняя дисциплина работника проявляется также, как творческое отношение и является неосознанной внутренней необходимостью, личностной характеристикой.

Но в то же время, эту потребность можно развивать и управлять ею.

При этом исполнительская дисциплина в организации может характеризовать как отдельных сотрудников, так и целые рабочие группы и коллективы.

Влияние, которое оказывает исполнительская дисциплина в организации на эффективность работы всего предприятия

Любое предприятие, независимо от сферы его деятельности, формы собственности и величины штата, состоит из подразделений, каждое из которых выполняет определенную функцию. Подразделения, в свою очередь, состоят из сотрудников, функционал которых определяется должностными инструкциями или трудовым договором.

Источник: https://okarb.ru/prochee/ispolnitelskaya-distsiplina-v-organizatsii-opredelenie-kontrol.html

Должностная инструкция инспектора по контролю над исполнением поручений

Кто в организации контролирует исполнение поручений, его обязанности

Скачать должностную инструкцию инспектора
по контролю над исполнением поручений (.doc, 92КБ)

  1. Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.

  2. На должность инспектора по контролю за исполнением поручений назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
  3. Назначение на должность инспектора по контролю за поручениями и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
  4. Инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать:
    1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии.
    2. 4.2. Формы и методы контроля исполнения документов.
    3. 4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
    4. 4.4. Стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию.
    5. 4.5. Схемы документооборота.
    6. 4.6. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
    7. 4.8. Законодательство о труде.
    8. 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
    9. 4.10. Правила и нормы охраны труда.
  5. На время отсутствия инспектора по контролю за исполнением поручений (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Инспектор по контролю за исполнением поручений:

  1. Осуществляет контроль над своевременным исполнением структурными подразделениями предприятия и отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.
  2. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.
  3. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.
  4. Ведет оперативный учет прохождения документов.
  5. Определяет причины несвоевременного исполнения поручений.
  6. Информирует руководителя предприятия о состоянии выполнения поручений.
  7. Составляет отчеты, справки, сводки по результатам контроля с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства предприятия руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении поручений и решений.
  8. Проверяет обоснованность представляемых руководству предприятия предложений о снятии решений с контроля.
  9. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
  10. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии.
  11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Инспектор по контролю за исполнением поручений имеет право:

  1. Требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений.
  2. Знакомиться в структурных подразделениях организации со всеми документами по проверяемым вопросам.
  3. Участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством предприятия, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.
  4. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
  5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

IV. Ответственность

  1. Инспектор по контролю за исполнением поручений несет ответственность:
    1. 1.1.

      За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    2. 1.2.

      За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    3. 1.3.

      За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

  2. Инспектор по контролю за исполнением поручений несет персональную ответственность за:
    1. 2.1. Состояние контроля исполнения документов и поручений.
    2. 2.2. Соблюдение сроков проведения проверок.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/150.php

5 способов сделать эффективней исполнение поручений

Кто в организации контролирует исполнение поручений, его обязанности

Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует.

Бурхард-Христоф Миних

Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям.

Данная система предельно проста и легка в использовании, ее можно сравнить с автоматом Калашникова, который прост и одновременно эффективен.

И именно за данный подход систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Как устроено управление по поручениям

Для тех, кто не в курсе, как работает система управления, по поручениям, описываю. Все поступающие в компанию документы, задачи, информация, а также проблемы с «нижних этажей» организации анализируются высшим руководством.

После этого принимаются те или иные решения, которые оформляются в виде поручений, регистрируются и контролируются по срокам исполнения.

Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.

Если для выполнения поставленного поручения необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем. При этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.

Незаменимым атрибутом поручения является срок его исполнения, и именно при наступлении данного срока требуется предъявить руководителю результаты его выполнения.

На практике поручение не исполняется руководителями его получившими, а передается вниз по управленческой иерархии: «расписывается» на исполнение тем сотрудникам, которые и будут выполнять предусмотренные поручением задачи.

Через некоторое время в результате такой «росписи» все, кто должен участвовать в исполнении поручения, получают от своих руководителей задачи и срок их исполнения.

Правда есть нюанс, связанный с тем, что поскольку при такой «росписи» поручений участвуют ключевые руководители компании, затраченное на «роспись» время может быть значительным.

В крупных организациях оно может достигать нескольких дней, что уменьшает срок, оставшийся для исполнения самого поручения. При этом руководители, назначая задачу своему подчиненному, уменьшают срок исполнения.

Ведь нужно еще проверить полученный результат самому, дать замечания, а также оставить время на переработку результата исполнителем.

В результате, при высокой иерархической структуре, когда поручение попадает к исполнителю, срок его исполнения оказывается в лучшем случае – «завтра», а чаще всего «вчера». И поэтому исполнитель старается выполнить поручение максимально быстро, часто по формальным признакам, чтобы перекинуть его обратно руководителю.

Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений. Тогда придется работать вместе с ними, а затем согласовывать результаты со всеми заинтересованными лицами.

Такое масштабное согласование с учетом интересов различных подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который выдал поручение.

Если руководителю не понравится результат, цикл повторится, правда, уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.

Система управления по поручениям имеет свои преимущества: в первую очередь это простота и понятность для руководителей и исполнителей, прозрачность ответственности за исполнение, простота регулярного контроля сроков исполнения поручений. При этом, если вспомнить прошлое, то для управления по поручениям хватало бумажных документов для формализации поручений, ручки для их «росписи» и журналов регистрации, где фиксировались поручение, срок исполнения и ответственный.

Система контроля исполнения поручений, позволяет легко найти крайнего за срыв сроков или некачественное исполнение. Ведь все поручения зафиксированы, и можно определить, на какой стадии находится исполнение каждого из них. Затем можно позвонить ответственному или исполнителю и ускорить выполнение поставленного поручения.

В тоже время из-за своей простоты управление по поручениям имеет некоторые недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.

Недостаток первый: общая формулировка задачи

На практике часто встречается недостаточно подробное описание поставленного поручения, что вскрывается только при поступлении поручения к исполнителю на нижнем уровне иерархии, так как руководители на вышестоящих уровнях управления, часто лишь маршрутизируют задачу, без уточнения ее деталей. При этом из-за иерархических барьеров в больших компаниях, уточнить у инициатора поручения, что конкретно нужно сделать по задаче, уже невозможно. Ведь задать вопрос «наверх» через столько уровней управленческой иерархии исполнителю просто нереально.

Пример из практики. В одной крупнейшей российской компании состоялось совещание, в результате которого было рождено множество поручений, распределенных по профильным функциональным подразделениями.

Одно из подразделений, получив поручение, не смогло понять из написанного текста, что же все-таки нужно делать, и набравшись организационной смелости, попросило уточнить это у руководителя управленческой иерархии.

Ответ заслуживает публикации: «У нас времени не хватает писать поручения, не то что их уточнять. Вы профессионалы! Должны сделать в срок, что сказано!».

Пример из практики. Как-то раз руководителю IT-подразделения одной крупной государственной компании поручили купить географическую карту России для размещения на стене в кабинете генерального директора.

При этом на вопрос, какая конкретно карта нужна, руководитель, принесший поручение с верхнего этажа власти, ответить не смог, а беспокоить генерального директора «глупыми» вопросами не позволил. В результате руководитель IT-подразделения, исполняя поручения, принес две карты: одну бумажную, вторую на экране огромного планшета.

Однако он не угадал ни в том, ни в другом случае. Оказывается генеральный директор хотел объемную карту из пластика, на которой был бы виден российский рельеф в разных регионах.

Рекомендация 1. При постановке поручения ключевым фактором успеха является детализация задачи для того, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например: «Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить?».

Недостаток второй: долгая «роспись» поручения

Длительные сроки «росписи» поручений от руководителей до исполнителей, сложность сбора мнений соисполнителей и конфликтность процедуры согласования результатов приводит к тому, что на исполнение тратится в разы меньше времени, чем на маршрутизацию и согласование.

В результате большинство поручений исполняется формально.

И основная задача исполнителя — закрыть поручение по формальному признаку или на крайний случай сдвинуть его срок, так как для получения качественного результата исполнителю не хватает ни сроков, ни ресурсов, ни полномочий.

Пример из практики. В одной крупной российской организации для маршрутизации одного из документов «сверху-вниз», уходило от пяти до семи дней. На обратный путь от исполнителя к руководителю через всю иерархию — еще пять-семь дней.

При этом в результате всех этих действий документ приобретал лишь пару вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за час на самом нижнем этаже иерархии. Руководители лишь писали: «К исполнению», — поскольку в самом документе менять было нечего, форма его была закреплена нормативным актом.

В результате более десяти дней документ гулял по управленческой иерархии, а отрабатывался всего за час, причем самым низкооплачиваемым исполнителем.

Рекомендация 2. При назначении поручений наиболее эффективно его назначать через управленческие слои, как можно ближе к исполнителю. Однако для этого необходимо, чтобы канцелярия или руководитель, маршрутизирующие поручение, точно знали, в каком из подразделений компании находится специалист по тому или иному вопросу, и при назначении уведомляли его руководителя о задаче.

Недостаток третий: слишком много соисполнителей

Руководители, «расписывая» поручения часто добавляют в качестве соисполнителей нескольких руководителей подчиненных подразделений. Те, в свою очередь, еще добавляют несколько своих подчиненных.

И в результате к исполнению поручения привлекается множество сотрудников, без которых можно было-бы вполне обойтись. Из-за большого количества участников возрастают трудозатраты, а главное — возникает множество противоположных позиций, которые необходимо сводить при исполнении поручения.

Все это не только затягивает получение результата, но и в разы увеличивает затраты на его получение.

Пример из практики. В одной крупной российской компании количество участников при исполнении различных поручений часто превышало пятьдесят, что приводило к множеству совещаний, и огромному количеству документов и мнений.

В результате даже простейшее поручение, такое как ответ потенциальному контрагенту на рекламное письмо, занимало в этой компании минимум две-три недели. При этом, сам ответ, как правило, заключался в дежурной фразе: «Большое спасибо за приглашение.

Если мы будем проводить тендер по данной тематике, будем рады участию вашей компании».

Рекомендация 3. При назначении исполнителей нужно стараться придерживаться принципа «необходимости и достаточности», чтобы не добавлять лишних сотрудников к исполнению поручения.

Недостаток четвертый: все задачи оформляются, как поручения

Руководители часто используют систему управления поручениями не только для контроля исполнения ключевых задач, но и для регулярной деятельности, фактически забирая инициативу с уровня менеджмента и исполнителей, тем самым концентрируя принятие всех управленческих решений на верхнем уровне.

Такой подход приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно и начинают работать только при поступлении поручения. В данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают, только когда поручение есть.

А когда его нет, они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают.

Пример из практики. В одной российской компании количество поручений перевалило за тысячу, при этом любая активность оформлялась в виде поручения и контролировалась.

На нижнем уровне сотрудники старались исполнить поручение по формальным признакам максимально быстро. Ведь над ними несколько уровней иерархии, и результат там будет не раз переделан.

Затем они переходили к своим «любимым занятиям»: кто-то учил английский, а кто-то просто играл в Lines на компьютере, в ожидании конца рабочего дня.

Рекомендация 4. Систему управления по поручениям необходимо использовать только для критически важных задач, требующих участия топ-менеджеров и жесткого контроля сроков. Тогда как основной поток задач лучше пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя исполнителей и руководителей по операционной отчетности или через финансовые показатели.

Недостаток пятый: отсутствие горизонтального взаимодействия

В случае, если при исполнении поручения необходима совместная работа представителей двух функциональных подразделений, то нередко случается, что ответственный не может добиться должного результата от своего соисполнителя, поскольку соисполнитель не заинтересован в том, чтобы помочь «соседу». В этом случае возможно воздействовать через верхние уровни управления, жалуясь, общему для вас с «соседом» руководителю. Однако в данном случае высший руководитель скорее всего будет недоволен, что вы эскалировали задачу на него. Да и тот «сосед», кого вы «принудили к сотрудничеству» не забудет вам отдать долг впоследствии, как только представится возможность. Можно решить данную задачу на неформальном уровне по принципу помогай другим, и они помогут тебе. Однако с приходом нового руководителя все неформальные связи рушатся, и приходится выстраивать неформальные отношения заново.

Пример из практики. В одной из компаний подразделения не сотрудничали друг с другом при выполнении поручений. В результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение.

А как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого.

При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.

Рекомендация 5. Для исполнения кросс-функциональных поручений необходимо разрешить формальный способ постановки подзадач «соседним» подразделениям на основании полученного поручения.

И в случае срыва сроков исполнения подзадач необходимо наказывать руководителя «соседнего» подразделения, которое являлось соисполнителем поручения.

Второй вариант, который можно использовать для масштабных поручений, это формирование проектной группы со всеми артефактами проектного управления и назначением руководителя проекта, обладающего соответствующими полномочиями и регулярно контролирующего сроки и результаты этапов проекта.

В качестве заключения

Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций. Однако на практике присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства.

Поэтому организациям необходимо в регулярном режиме совершенствовать данную систему, повышая ее эффективность.

Ведь оптимальной систему управления по поручениям делают руководители или их секретариат, которые должны понимать, как быстрее исполнить то или иное поручение без их массовой рассылки по всей структуре множеству исполнителей.

Они должны правильно маршрутизировать поручения по исполнителям, не допускать формального исполнения, обеспечивать горизонтальное взаимодействие между исполнителями, а также контролировать в системе только критически важные поручения, не регистрируя в ней все задачи подряд.

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1985821-5-sposobov-sdelat-effektivnei-ispolnenie-poruchenii

I. Общие положения

1.1. Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов. Принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению [руководителя структурного подразделения, иного должностного лица, в подчинение которого поступает сотрудник].

1.2. Инспектор по контролю за исполнением поручений непосредственно подчиняется [директору предприятия, руководителю структурного подразделения, иному должностному лицу].

1.3. На должность инспектора по контролю за исполнением поручений назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее [значение] лет, в том числе на данном предприятии не менее [значение] года (лет).

1.4. Во время отсутствия инспектора по контролю за исполнением поручений (отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.

1.5. В своей работе инспектор по контролю за исполнением поручений руководствуется:

– нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

– уставом предприятия;

– правилами трудового распорядка;

– приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя;

– настоящей должностной инструкцией.

1.6. Инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;

– формы и методы контроля исполнения документов;

– структуру предприятия и его подразделений;

– стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;

– основные вопросы трудового законодательства;

– основы экономики, организации труда и управления;

– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

– правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На инспектора по контролю за исполнением поручений возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление контроля за исполнением поручений и распоряжений руководителя предприятия.

2.2. Ведение учета поручений, требующих контроля за их исполнением, оперативного учета прохождения документов.

2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота.

2.4. [Вписать нужное].

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций инспектор по контролю за исполнением поручений обязан:

3.1. Контролировать своевременное исполнение приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия.

3.2. Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

3.3. Заполнять контрольные карточки и вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

3.4. Вести оперативный учет прохождения документов.

3.5. Определять причины несвоевременного выполнения поручений.

3.6. Информировать руководителя предприятия о состоянии исполнения его поручений.

3.7. Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

IV. Права

Инспектор по контролю за исполнением поручений имеет право:

4.1. Требовать от соответствующих лиц (исполнителей) исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений.

4.2. Получать в структурных подразделениях предприятия документы, информацию по проверяемым вопросам.

4.3. Участвовать в заседаниях (совещаниях), проводимых руководством предприятия, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы подразделения, форм и методов работы с документами.

4.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность

Инспектор по контролю за исполнением поручений несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-inspektora-po-kontrolyu-za-ispolneniem-porucheniy

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.