+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Копия СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам: выдавать или нет?

Содержание

Отчет по форме сзв-м (новая отчетность в пфр) в 2019 году

Копия СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам: выдавать или нет?

Не отчитываются по форме СЗВ-М за себя предприниматели и частнопрактикующие «самозанятые» лица: адвокаты, нотариусы, медиаторы, арбитражные управляющие, патентные поверенные и т. д. Для них срок сдачи СЗВ-М значения не имеет.

Адрес сдачи СЗВ-М зависит от наличия у юрлица обособленных подразделений. Читайте об этом в таблице 2.

Таблица 2. Адрес сдачи СЗВ-М

№ п/пСитуацияКуда сдавать отчетность
1.Отчитывается предпринимательВ территориальное отделение фонда по месту учета юрлица или предпринимателя
2.Отчитывается юрлицо, у которого нет  подразделений
3.Отчитывается юрлицо, у которого есть несамостоятельные подразделения в РоссииВ территориальное отделение фонда по месту учета головного офиса
4.Отчитывается юрлицо, у которого есть подразделения в России с отдельным счетом, выплачивающие вознаграждения самостоятельно
  • по выплатам от подразделения — в территориальное отделение фонда по месту нахождения подразделения;
  • по выплатам от головного офиса — в территориальное отделение фонда по месту его учета
5.Отчитывается юрлицо, у которого есть подразделения за пределами РоссииВ территориальное отделение фонда по месту учета головного офиса

Форма СЗВ-М содержит всего 4 пункта:

  • реквизиты страхователя;
  • отчетный период.
  • тип формы.
  • сведения о сотрудниках.

Подробнее об этих реквизитах читайте в таблице 3. 

Таблица 3. Состав сведений в форме СЗВ-М

№ п/пПунктЧто указать
1.Реквизиты страхователя
  • номер регистрации в ПФР фирмы или предпринимателя по выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП
  • название фирмы (по уставу или сокращенное) или Ф.И.О. предпринимателя по паспорту
  • ИНН фирмы или предпринимателя по свидетельству о регистрации в налоговой инспекции
  • КПП (предприниматели не заполняют)
2.Отчетный периодКод отчетного месяца – от «01» до «12»
3.Тип формы
  • код «исхд» — при первой сдаче отчета
  • код «доп» — чтобы уточнить информацию в уже сданном отчете
  • код «отмн» — чтобы аннулировать уже сданный отчет

Заполнить СЗВ-М

4.Сведения о сотрудниках (физлицах, получивших вознаграждения)
  • Ф.И.О. физлица в именительном падеже
  • СНИЛС из страхового пенсионного свидетельства физлица;
  • ИНН физлица, если сведения о нем есть у фирмы или предпринимателя. При отсутствии сведений поле не запоняется

Составить нулевой отчет в электронной форме технически невозможно, так как формат передачи файла предусматривает как минимум одну заполненную строку.

В отчете, передаваемом в Пенсионный фонд, придется указать хотя бы одно физлицо.

Если в фирме нет сотрудников, она не вела деятельности и не выдавала никаких вознаграждений физлицам, в отчете нужно указать сведения об учредителе фирмы, даже если он единственный.

Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;

  • . Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
  • ИНН.

    Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;

  • КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.
  • 2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.

    В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:

    1. «отмн» — при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.
    2. «доп» — при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
    3. «исхд» — при первичном отправлении отчёта в ПФР;

    4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах — рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений.

    Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:

    1. инициалы застрахованного гражданина.

    Отчет по форме СЗВ-М – это ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей.

    Стоит заметить, что те работодатели, которые не хотят тратить время на самостоятельное заполнение и сдачу отчета СЗВ-М, нередко пользуются различными программами или онлайн-сервисами.

    Новый отчет должны сдавать ИП и организации за тех сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают доходы, облагающиеся страховыми взносами в ПФР.

    (кликните для воспроизведения).
    • ФИО сотрудника.
    • Номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
    • ИНН.

    Если среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек, то отчет СЗВ-М необходимо сдавать в электронном виде с ЭЦП.

    14.12.2018 18,035 Просмотров

    Чтобы избежать штрафных санкций, предприятие или ИП с наемными сотрудниками должно своевременно подать отчетность в ПФР (в противном случае с 1 апреля 2019 года будет начислен штраф).

    При этом функция по контролю за порядком уплаты страховых взносов будет возложена на Налоговую службу, которая имеет широкие полномочия и может наказывать нарушителей за несоблюдение сроков или неправильно заполненные формы документов.

    Еще во втором квартале 2018 года было введено дополнительное требование, в соответствии с которым индивидуальные предприниматели, осуществляющие частную бизнес-деятельность, и организации должны передавать в Пенсионный фонд данные об официально трудоустроенных работниках (в том числе тех, которые находятся в отпуске или декрете), используя форму СЗВ-М. Это требование будет актуально и в 2019 году, но от такого обязательства будут освобождены ИП, у которых нет наемных работников.

    Типичная ошибка бухгалтеров при заполнении СЗВ-М – это предоставление неполной информации, которая не позволяет оценить реальное количество лиц, подлежащих страхованию.

    По факту данные сотрудника должны быть включены в такой отчет даже в том случае, если им оказываются услуги не только на основании трудового договора (или оказания услуг), но и при заключении издательского, лицензионного договора, а также договора авторского заказа.

    Если речь идет о трудовом договоре, то предприятие или ИП обязано отчитаться о застрахованных лицах, независимо от того, выполняли ли они свои должностные обязанности за отчетный период или нет. В то же время не стоит опасаться штрафа за несвоевременную подачу формы СЗВ-М, если:

    • единственный сотрудник организации – это ее учредитель;
    • организация по какой-то причине прекратила свою хозяйственную деятельность, и у нее нет наемных работников;
    • на собрании товарищества или кооператива прошли выборы председателя, но при этом с ним не был заключен договор на исполнение обязанностей.

    Если отчетность подает крупное предприятие, в штате которого более 25 человек, то, во избежание бумажной волокиты, форму придется подать в электронном виде посредством мультимедиа. Небольшие организации и ИП могут подавать СЗВ-М на бумажном носителе.

    При указании актуальной информации важно избежать ошибок при заполнении формы. Если в ходе проверки будет выявлена хотя бы одна неточность, то работодателю придется заплатить штраф в 500 руб.

    (соответственно, такую сумму придется заплатить за каждую неточность или ошибку).

    И это не считая штрафа за несоблюдение срока подачи отчета СЗВ-М, который должен поступить в контролирующий орган до 15 числа каждого месяца.

    С 2019 года работодателям придется подавать еще один отчет в ПФР, который уже анонсирован правительством. Речь идет о «Сведениях о трудовой деятельности застрахованного лица», где будет отражаться информация об устройстве на работу, переводе на другую должность и увольнении с указанием причин, побудивших разорвать действующий трудовой договор.

    • полное название страхователя или сведения о его переименовании (в этом случае должно быть указано основание для переименования и предоставлена соответствующая документация);
    • регистрационный номер;
    • точные данные о приеме на работу (о перемещении в другое подразделение);
    • наименование профессии, специальности или должности с указанием ее квалификации (рабочей категории, класса, разряда, квалификации);
    • информация о переводе на другую должность;
    • данные об увольнении и точные основания для прекращения действия трудового договора;
    • реквизиты приказа или распоряжения о трудоустройстве.

    Подавать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников работодатели будут обязаны до 15 числа каждого месяца, т. е. для такого отчета установлен тот же срок сдачи формы, что и для СЗВ-М.

    Еще одна форма отчетности, которая подается в ПФР – это ДСВ-3, где отражается размер дополнительных страховых взносов. Но она заполняется только в том случае, если наемный работник доверил перечисление таких платежей своему работодателю, написав заявление установленного образца.

    https://www.youtube.com/watch?v=CcKRuDZL0Rg

    Если на предприятии численность сотрудников более 25 человек, то ДСВ-3 подается в электронной форме. Это необходимо делать 4 раза в год (один раз в квартал) до 20 числа месяца после окончания отчетного периода.

    За счет оплаты дополнительных страховых взносов работник после окончания трудовой деятельности может рассчитывать на более внушительный размер пенсионных выплат, независимо от того, сам ли он их оплачивал или делегировал эти полномочия работодателю.

    Но информация в ДСВ-3 должна полностью отражать реальный размер платежей, которые были направлены на формирование этой части пенсионных выплат.

    При этом важно, чтобы каждый такой взнос был осуществлен одним платежом после формирования соответствующего платежного поручения.

    СЗВ-СТАЖ — это относительно новая форма для работодателей, которые с ее помощью отчитываются в ПФР о периодах работы своих специалистов, а также о суммах начисленных или уплаченных за отчетный период взносов.

    Ее обязаны своевременно подавать не только предприятия (включая обособленные подразделения), а и ИП, частные детективы, нотариусы и адвокаты.

    Впервые как самостоятельный документ бланк СЗВ-СТАЖ появился в 2018 году, так как ранее такие сведения отражались в отчете РСВ-1.

    Справка СЗВ-стаж — новый необходимый документ работника

    С 2017 года появились новые формы документов персучета — СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Закон обязывает выдать работнику в день увольнения их копии, а также выписки и копии документов персучета, которые вы заполняли до 2017 года.

    Образец СЗВ-СТАЖ

    Известная каждому работнику старшего возраста формулировка ныне не действует. Ориентировочно непрерывным стажем считается работа в одном учреждении или организации.

    Постоянные изменения трудового законодательства сделали главным показателем, влияющим на размер пенсии, страховой стаж.

    Правила подсчёта стажа для пенсии за последние годы неоднократно менялись

    Вопрос 2. Должны ли представлять Сведения по форме СЗВ-М организации, не осуществляющие финансово-хозяйственную деятельность? Ответ.

    Вопрос о необходимости представления Сведений по форме СЗВ-М страхователями, не осуществляющими финансово-хозяйственную деятельность, решается в зависимости от наличия или отсутствия трудовых и соответствующих гражданско-правовых договоров, заключенных с работниками.

    Если страхователь не ведет финансово-хозяйственную деятельность, но при этом у него есть работники, с которыми в отчетном месяце продолжают действовать трудовые или соответствующие гражданско-правовые договоры (то есть работники не уволены), то на таких работников должны быть представлены Сведения по форме СЗВ-М.

    Соответственно, на таких лиц работодатели должны сдавать СЗВ-М.

    То есть таким хозяйствам СЗВ-М на работников необходимо.

    Сдавать ли форму на иностранцев и лиц без гражданства? Застрахованными лицами являются постоянно и временно проживающие на территории РФ иностранцы и лица без гражданства; иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие в РФ при условии, что такой гражданин не относится к категории высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

    Источник: https://sdelka99.ru/kodeks/vydacha-kopiy-szv-m-sotrudnikam-2019-godu/

    Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2020 году

    Копия СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам: выдавать или нет?

    > Без рубрики > Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2020 году

    При увольнении сотрудники могут запросить СЗВ-М. Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника? Каковы последствия в случае отказа в предоставлении СЗВ-М?

    Что такое отчёт СЗВ-М?

    В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» целями индивидуального (персонифицированного) учета являются:

    • создание условий для назначения страховых и накопительной пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица;
    • обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер страховой и накопительной пенсий при их назначении;
    • создание информационной базы для реализации и совершенствования пенсионного законодательства Российской Федерации, для назначения страховых и накопительной пенсий на основе страхового стажа застрахованных лиц и их страховых взносов, а также для оценки обязательств перед застрахованными лицами по выплате страховых и накопительной пенсий, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты средств пенсионных накоплений;
    • развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации;
    • создание условий для контроля за уплатой страховых взносов застрахованными лицами;
    • информационная поддержка прогнозирования расходов на выплату страховых и накопительной пенсий, определения тарифа страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, расчета макроэкономических показателей, касающихся обязательного пенсионного страхования;
    • упрощение порядка и ускорение процедуры назначения страховых и накопительной пенсий застрахованным лицам.

    Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 1 февраля 2016 г. № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах».

    В разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

    №п/пФамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже)Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно)ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)

    Таким образом, в СЗВ-М необходимо указывать сведения о работниках, о подрядчиках, с которыми заключён трудовой договор, договор подряда, действующий в настоящее время или прекративший своё действие в отчётном периоде. В данном вопросе необходимо руководствоваться исключительно сроком действия договора.

    Кто обязан заполнять СЗВ-М?

    Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г.

    № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, представляет о каждом работающем у лице, (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе) следующие сведения:

    • страховой номер индивидуального лицевого счета;
    • фамилию, имя и отчество;
    • идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

    Предоставлять сведения о подрядчиках-физических лицах не нужно лишь в исключительных случаях:

    Подрядчик

    Источник: https://buhland.ru/nuzhno-li-vydavat-szv-m-pri-uvolnenii-sotrudnika/

    Как выдать сотруднику копию или выписку СЗВ-М

    Копия СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам: выдавать или нет?

    Новые правила и изменения в бланке формы были утверждены более года назад. Она должна заполняться на всех работников, с которыми был заключен контракт или гражданско-правовой договор.

    Теперь копии СЗВ-М сотрудникам в 2019 году подготавливаются и выдаются ежемесячно, так же как отчет для пенсионного фонда:

    • Фактически из общего отчета делается выписка, чтобы не разглашать персональные данные других лиц.
    • Указывается фамилия, имя и отчество, номер индивидуального лицевого счета и ИНН.
    • Первый раздел отчета посвящен самому страхователю с кратким наименованием компании, регистрационными и идентификационными номерами и кодами, которые были присвоены.
    • Отчетный период расположен во втором разделе, где для каждого месяца определено свое кодовое значение, начиная от 01 (январь). Необходимо будет указать год.
    • В третьем разделе обозначается тип формы, которая бывает исходной и дополнительной. Ее заполняют, когда нужно внести некоторые важные упущенные сведения за определенный период. Иногда применяют отменяющую форму, чтобы аннулировать неправильно указанные данные.
    • Таблица четвертого раздела посвящена застрахованным лицам с указанием их порядкового номера, фамилии, имени и отчества, личного счета и идентификационного номера.

    Неточности и ошибки в фамилии и других данных могут привести не только к переделке отчета, но также к штрафным санкциям.

    Сотрудник или подрядчик вправе обратиться к работодателю и получить справку в любой день месяца без объяснения причин:

    • выписка обязательно потребуется человеку, собирающему пакет документов для назначения пенсии;
    • ее обязаны выдать сотруднику в день увольнения или окончания действия договора (основные сведения находятся в четвертом разделе);
    • желательно оформить свое требование в письменном виде, чтобы сделать выписку в двух экземплярах, которые сотрудник должен подписать (один из них выдается ему на руки, другой остается в компании);
    • если ведется журнал учета выдаваемых документов, то работник распишется в соответствующей графе, где будет указано наименование справки;
    • копию можно выдать после оформления отдельной расписки, поскольку она служит письменным подтверждением.

    Изменения предусматривают получение выписки не позднее 5 дней со дня обращения, если только речь идет не об днях увольнения и расторжения договора.

    Образец копии СЗВ-М

    Нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам полностью? Нет, более того такой способ  выдачи сведений нарушает законодательство о неразглашении персональных данных работниках, поскольку в данном отчете содержатся номера ИНН и СНИЛС на всех работников.

    Когда бухгалтеру необходимо получать от них согласие на обработку персональных данных при формировании различных справок и отчетности, смотрите в памятке

    Правильным будет делать выписку из отчета на каждого работника. Заполните разделы СЗВ-М на сотрудника, которому нужно выдать отчет.

    В законодательстве не сказано, в каком виде выдавать работнику информацию, в бумажном или электронном виде. Но целесообразно будет это делать на бумажном носителе, поскольку в этом случае легче организовать учет получения работниками выписки.

    Выписку из отчета можно сделать с помощью специальных программ, в которых есть возможность сделать документ на одного, выбранного работника.

    Как было раньше и что изменилось в новом году

    Нужно заметить, что до недавнего времени при выдаче копий действовали положения закона, принятого двадцать один год назад:

    • сотрудники могли получить копию только после сдачи отчета в фонд, но не позднее десяти дней следующего месяца;
    • исполнителям и подрядчикам они выдавались сразу же в тот день, когда заканчивались сроки заключенного договора;
    • во время увольнения работник должен был получить документ в день выхода приказа;
    • для тех, кто только собирался выходить на пенсию, справку выдавали не позднее десяти дней (точка отсчета начиналась с подачи заявления для сбора необходимых бумаг в пенсионный фонд);
    • пробелы в законодательстве не позволяли уточнить в каком виде и за какой месяц выдается копия, которая могла содержать персональные сведения о других работниках;
    • не было подтверждено получение копий и совершенно неясно, стоило ли брать расписку с сотрудника.

    Еще одним слабым звеном считалась мера ответственности. Работодатели зачастую игнорировали выдачу и отказывали заявителю без видимых причин. Подобная неразбериха, вкупе с постановлением об индексации, привели к необходимости изменить ситуацию и навести порядок в сфере учета и оформления.

    Как подтвердить получение сотрудником выписки

    Многие работодатели задаются вопросом, нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам под роспись? И хотя наказание за не выданные сведения не предусмотрены, работодателю лучше подстраховаться и фиксировать факты выдачи документов. В законодательстве нет указания о том, как это сделать, поэтому можно воспользоваться обычными способами, принятыми в делопроизводстве. Можно выделить три основных:

    • Выписка делается в двух экземплярах, один из которых выдается работнику на руки. На другом он ставит подпись в том, что им получен один экземпляр документа и дата получения. Этот экземпляр бухгалтер, или другой сотрудник, занимающийся этой работой, подшивают у себя.
    • Завести специальный журнал выдачи выписок из СЗВ-М. Он делается в свободной форме. В нем должны быть графы для ФИО получателя, наименования выписки (за какой месяц) и роспись работника о получении. Журнал нужно оформить по общим правилам: пронумеровать, прошить и опломбировать.
    • Брать с работника расписку о получении документа. Расписка составляется в свободной форме.

    С точки зрения делопроизводства третий способ является довольно неудобным, особенно если в организации значительная численность сотрудников.

    Наиболее удобно вести журнал, поскольку такой способ занимает минимум времени. При этом не нужно печатать документы в двух экземплярах и организовывать их хранение.

    Несмотря на то, что работник будет расписываться в получении каждого документа, впоследствии он все равно может потребовать у работодателя предоставить ему эти сведения вновь. Работодатель не может ему отказать, поскольку обязан предоставлять работникам все сведения, их касающиеся.

    Здесь важно не допустить явных ошибок, которые обычно совершаются непреднамеренно:

    • В список застрахованных лиц может попасть сотрудник, который уже не работает. Составляется новый отчет, где указывается отменяющая форма в третьем разделе.
    • Иногда забывают внести фамилию из персонала, если человек был в командировке или отпуске. В новой справке придется указать дополняющий тип и внести данные в список застрахованных лиц.
    • Исправления лучше сделать как можно скорее или не позднее пяти дней с момента получения предупреждения от фонда о несоответствии данных.
    • Электронный вид позволяет присылать три варианта протокола, указывающие на исправленные сведения.

    Отчеты передаются лично, через доверенного представителя и по электронной или обыкновенной почте, с описью и вложением. Срок продлен от 10 до 15 дней месяца, следующего сразу после сдачи отчетности в местное отделение пенсионного фонда. Через налоговую проходят обязательные платежи.

    Важно убедиться в том, что копия для сотрудника, собирающегося уволиться или выйти на пенсию, не содержала явных ошибок:

    • В выписке должна присутствовать информация о работодателя, который является страхователем, со всеми реквизитами.
    • Обозначается точное число и месяц, код формы. Он является исходным, поскольку отменяющий или дополняющий тип приведет к подготовке еще одной копии.
    • Прописываются точные сведения о застрахованном лице, взятыми из сданной справки.
    • Внизу ставится число заполнения выписки, которую подтвердит подпись руководителя и печать компании.
    • Для подтверждения подготавливается расписка с данными, что копия действительно была выдана в день расторжения контракта или увольнения или не позднее пяти дней со дня обращения и просьбы о ее выдачи. Расписка составляется в произвольной форме, но с точным указанием причины и чисел.
    • Вместо расписки можно подготовить две копии выписки, которые подпишет сотрудник и получит один экземпляр.
    • Выдачу сможет подтвердить журнал учета, где укажут фамилию и инициалы работника, числа конкретного периода и выдачи справки. Разумеется здесь должна стоять подпись в получении копии.

    Выданную расписку и копию подтвердит печать и роспись работодателя или ответственного лица. Подготавливать выписку не придется, когда сотрудник был уволен без выходного пособия до того, как начался новый отчетный период.

    За какой период выдавать

    Благодаря выписке удается не разглашать индивидуальные данные всех сотрудников и не нарушать статьи трудового кодекса и федерального закона.

    Программа позволяет быстро сделать распечатку на одного пенсионера или человека, собирающегося увольняться. Число отчетов будет зависеть от количества месяцев, которые проработал сотрудник. Если их было десять, к примеру, то количество копий также должно равняться десяти. Ведь отчет в фонд сдается ежемесячно.

    Работа на протяжении нескольких лет не освободит от обязанности сделать подробную выписку по каждому проработанному месяцу, даже когда дело касается декрета или неоплачиваемого отпуска.

    Специальная программа облегчает работу, поскольку иначе придется найти все бумажные отчеты и сформировать пакет документов.

    Образец подтверждения о получении копии СЗВ-М

    Сроки выдачи выписки из СЗВ-М сотруднику

    Рассмотрим подробнее сроки выдачи. В ФЗ № 27 выделяют несколько ситуаций, при возникновении которых срок выдачи сведений из СЗВ-М будет меняться:

    • По письменному запросу сотрудника — в течении 5 дней календарных дней с дня обращецния.
    • Подрядчикам – физическим лицам выписка выдается дополнительно, в последний день действия договора.
    • Гражданам, оформляющим пенсию и подавшим работодателю заявление, о предоставлении сведений из СЗВ-М, они должны быть выданы не позднее, чем через 10 дней.
    • При увольнении сотрудников выдавать СЗВ-М также нужно. Делается это в последний день работы. Законодательство не оговаривает, как сделать выписку из СЗВ-М работнику при увольнении или подрядчику при окончании договора. Поэтому целесообразно выдавать сведения только за последний месяц, поскольку предполагается, что данные за остальные периоды у работника есть на руках.

    Но, в некоторых случаях, работодатель может выдавать и полные сведения, за весь период работы. Делается это в следующих случаях:

    • Работник изъявил получить эти данные, о чем написал заявление на имя работодателя.
    • Работодатель уклоняется от исполнения, предписанных законом правил, и не выдает выписки из СЗВ-М ежемесячно.

    Что может сделать работник, который не получает сведения или ему было отказано в их выдаче? Он может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или прокуратуру. Что, в свою очередь, может привести к внеплановой проверке работодателя.

    Штрафы за невыдачу

    Особой ответственности за несвоевременную подготовку и выдачу выписки пока не предусмотрено.

    В основном, штрафные санкции коснутся тех работодателей, кто задержал сроки сдачи и предоставил неверные сведения:

    • Штраф в 500 рублей кажется не очень большим. Однако он затрагивает недостоверные сведения только об одном сотруднике. Для компании в 30 человек это выльется в 15 тысяч рублей, если отчет не был сдан вовремя.
    • Ошибки при заполнении тоже грозят аналогичным штрафом и здесь ориентиром служат данные об одном сотруднике. В зависимости от количества ошибок вырастут расходы.
    • За предоставление формы не том виде, котором положено, сумма наказания достигнет 1000 рублей. Следует своевременно позаботиться о сертификате и электронной подписи, если число работников перевалило за двадцать пять человек.
    • Ответственным лицам, допускающим нарушения, грозит штраф от 300 до 500 рублей. При этом не исключена опись личного имущества и списание денег с банковского счета в случае неуплаты.

    Привлечение к ответственности лежит на руководстве органа, контролирующего уплату страховых взносов. По существу этим занимаются налоговики и сотрудники пенсионного фонда.

    Все же работодателю следует заранее позаботиться о том, чтобы осталось документальное подтверждение выдачи выписки, не содержащей ошибок и разногласий с ежемесячной формой СЗВ-М, которая была сдана.

    Источник: https://vannacity.ru/nalogoplatelshchik/kopiya-szv-m-sotrudnikam-podryadchikam-vydavat/

    СЗВ-ТД: кто сдает и когда, как правильно заполнять новый отчет в ПФР

    Копия СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам: выдавать или нет?

    Перед вами отрывок из экспресс-курса «Переход на электронные трудовые книжки. Новые правила». Из отрывка вы узнаете, когда сдавать СЗВ-ТД, и увидите образец заполнения с ми:

    1. Кто из работодателей сдает форму СЗВ-ТД?

    Представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД обязаны все работодатели: организации и индивидуальные предприниматели, независимо от численности работников, в том числе если работник всего один.

    Форму СЗВ-ТД работодатели заполняют и представляют в территориальный орган ПФР (п. 1.4 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

    Государственные органы — не исключение: они предоставляют отчет в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем 3 пункта 2.6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.

    1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

    2. Каким способом сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?

    • У работодателя-страхователя 25 работников и больше. Сведения о трудовой деятельности надо передать в форме электронного документа, например, через оператора электронного документооборота.

    • Если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, можно представлять форму СЗВ-ТД на бумаге.

    Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа по форматам согласно приложению 3 к Постановлению Правления ПФ РФ № 730п и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

    Обратите внимание: если усиленная квалифицированная подпись есть в организации только у главного бухгалтера, сейчас критически важно работодателю разрешить возможный управленческий коллапс по перекладыванию ответственности бухгалтерией и кадровиками друг на друга:

    1. На уровне локального нормативного акта и должностной инструкции закрепить обязанность по подписанию этого отчета за главным бухгалтером (что не совсем корректно в рамках управленческого аспекта, когда сам отчет формируется в отделе кадрового учета). 
      Или
    2. Организовать доступ и дать полномочия по подписанию отчета руководителю отдела кадрового учета или иному ответственному за кадровое делопроизводство должностному лицу.

    Без усиленной квалифицированной подписи и доступа к программе электронного документооборота кадровики физически не могут передать отчет в ПФР в форме электронного документа.

    3. Что нужно сделать работодателю, чтобы передать формы СЗВ-ТД в электронном виде в ПФР?

    Сертификат ЭП

    Получить или продлить в УЦ СКБ Контур

    Подробнее

    Для отправки сведений в электронном виде через оператора связи страхователю необходимо обязательно направить в электронном виде через программное обеспечение оператора связи в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР, которое содержит:

    • регистрационный номер страхователя в ПФР;
    • наименование страхователя (юридического лица);
    • ИНН;
    • КПП страхователя (юридического лица);
    • ФИО (при наличии) страхователя (физического лица);
    • реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.

    После того как работодатель отправит заявление на подключение к ЭДО ПФР, у него появится возможность сдавать сведения по форме СЗВ-ТД через оператора связи привычным для него способом.

    Работодатель может сдавать отчет через электронные сервисы портала ПФР «Кабинет страхователя»:

    1. Руководителю страхователя необходимо получить учетную запись в ЕСИА как юридическому лицу.
    2. При первичном входе в электронный сервис ПФР «Кабинет страхователя» необходимо принять «Условие использования кабинета страхователя». Для принятия условий и отправки формы СЗВ-ТД через личный кабинет плательщика страхователю, кроме получения учетной записи ЕСИА, необходимо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (далее — УКЭП) у сторонней организации (либо у оператора связи) и установить на рабочем месте компоненты для работы с УКЭП.
    3. После завершения установки программного обеспечения необходимо принять условия использования «Кабинета страхователя», используя УКЭП. После подписания все сервисы «Кабинета страхователя» будут доступны.
    4. Выбрать вкладку «Загрузить подготовленный документ» и направить форму СЗВ-ТД в ПФР с использованием «Кабинета страхователя».
    5. При отправке файлов СЗВ-ТД необходимо выбирать соответствующую форму в выпадающем списке.

    4. Отчет по форме СЗВ-ТД нужно представлять на всех работников или только на тех, по которым были кадровые мероприятия?

    Ситуация: в организации по большинству работников нет кадровых изменений на 1 января 2020 с даты приема. Нужно подавать СЗВ-ТД?

    Ответ: это один из самых частых вопросов во всей неразберихе, которая сейчас происходит вокруг новой формы СЗВ-ТД. И это тот вопрос, на который есть четкий ответ в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее по тексту — Закон № 27-ФЗ):

    «Сведения о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) предоставляют в ПФ РФ работодателем о работающих у него работниках только при наступлении следующих случаев:

    • прием на работу;
    • перевод на другую постоянную работу;
    • увольнение;
    • подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации) либо о предоставлении работодателем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)» (п. 2.4 Закона № 27-ФЗ)».

    Не нужно предоставлять в феврале отчет на работников — зарегистрированных лиц, которые работали до 1 января 2020, но по которым в январе не произошло ни одно из вышеназванных событий.

    5. Нужно сдавать нулевой отчет СВЗ-ТД?

    Экспресс-курс в Контур.Школе

    Переход на электронные трудовые книжки

    Подробнее

    Нет, не нужно сдавать никаких нулевых отчетов.

    Обязанность предоставить отчет возникает только, если работник принимался на работу, переводился на другую постоянную работу, увольнялся или подавал работодателю соответствующее заявление.

    6. В январе работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Как представлять отчет СЗВ-ТД?

    Ситуация: работник трудоустроен к работодателю до 1 января 2020 года, но в январе подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (перевода на другую постоянную работу или увольнения работника в январе не было). Каким образом предоставлять в феврале отчет по форме СЗВ-ТД?

    Ответ: работник подал заявление — у работодателя возникает обязанность предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

    При представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель-страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В этом случае предоставляются сведения только о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (п. 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

    Пример

    • 10.08.2017 — работник принят на работу менеджером отдела продаж;

    Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1751

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.