+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Бланк и образец путевого листа легкового автомобиля с 1 марта 2019

Содержание

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бланк и образец путевого листа легкового автомобиля с 1 марта 2019

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы.

Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме.

Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы.

Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Правила и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2019 году

Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Назначение путевых листов

Действующее законодательство обязывает оформление путевых листов для контроля, правильного учета движения топливных ресурсов и расчета заработка водительскому составу.

Кроме того, ведение учета расходов по использованию автотранспорта необходимо для целей налогообложения.

Поэтому путевой лист можно смело назвать главным первичным документом, служащим основанием для осуществления контроля пробега автомобиля, списания ГСМ, оплаты труда и расчета налогов.

Правила ведения

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 для оформления путевых листов предусмотрены типовые формы

  • №3 и 3-спец. – для легковых автомобилей;
  • №4 – для легкового такси;
  • № 4-С и 4-П – для грузового транспорта;
  • №6 и 6-спец. – для автобусов.

Правила заполнения этих форм оговорены в Приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. Эти Правила обязывают выписывать путевые листы на один день или смену.

Однако в случае необходимости оформления служебной командировки диспетчеру либо уполномоченному лицу необходимо указать дату выезда и возвращения в гараж (число, месяц, год) согласно приказу руководителя.

Действие срока путевого листа не должно превышать один календарный месяц.

Чтобы исключить возможные придирки контролирующих органов, путевые листы надо регистрировать в журнале, который должен быть соответствующим образом прошнурован, пронумерован и скреплен печатью (унифицированная форма №8).

Существует ряд реквизитов, обязательных к заполнению:

  • наименование («Путевой лист»);
  • дата (должна совпадать с указанной в журнале регистрации);
  • наименование организации, предоставляющей автотранспорт, с указанием контактов;
  • марка, государственный и гаражный номер транспортного средства;
  • данные сотрудника, допущенного к вождению транспортом и номер его водительского удостоверения;
  • данные лицензионной карточки (если транспортные услуги подлежат обязательному лицензированию);
  • задание водителю.

В правой табличной части листа указываются данные одометра, движение топлива, делаются записи о техническом состоянии транспортного средства. На лицевой стороне бланка проставляется печать организации.

Путевые листы оформляет диспетчер или уполномоченное соответствующим приказом лицо. В небольших организациях всю работу по оформлению путевых листов осуществляет бухгалтер.

Водитель в оформлении не участвует, а лишь ставит свою подпись о приеме и сдаче автомобиля и о получении путевого листа. Причем новая путевка выписывается лишь после того, как будет возвращена предыдущая и в единственном экземпляре.

Срок хранения данного документа составляет 5 лет.

Маршрут указывается на обороте листа. Пункт назначения (оказания услуги) должен быть конкретным с указанием названия города (поселка), улицы, дома.

Если перевозки осуществляются в границах одного населенного пункта, то должны быть прописаны все улицы, куда ездил водитель.

При этом не стоит включать такие фразы, как, например, «По заданию руководства», так как в этом случае невозможно определить, что поездки носили производственный характер.

Назначение и правила ведения путевых листов изложены в данном видеоматериале:

Нюансы заполнения

Если основным видом деятельности организации не являются автоперевозки, то можно использовать произвольную форму путевки, но все же рекомендуется для правильного учета производственных расходов организации отражать в ней все вышеуказанные реквизиты.

Кроме того, водителя необходимо снабдить доверенностью, дающей право для управления ТС. При обнаружении отсутствия указанных документов сотрудники ГИБДД могут наложить административный штраф и отправить автомобиль на штрафстоянку.

В случаях, когда один автомобиль эксплуатируется на протяжении нескольких смен, то на это транспортное средство выписывается несколько путевок.

Тогда время выезда фиксируется в путевом листе первого водителя, а время заезда в гараж – в документе последнего водителя. В каждом случае снимаются показания одометра.

Медицинский осмотр водителя

В путевом листе должен быть проставлен штамп о медосмотре, свидетельствующий об отсутствии алкогольного (наркотического) опьянения, общее удовлетворительное состояние здоровья и готовности водителя к работе. Отсутствие подобной отметки медицинского работника будет расценено проверяющими, как нарушение Закона об охране труда.

С 1 мая 2015 года ужесточились требования к проведению медицинских осмотров до начала и после окончания рейсов.

Теперь закон обязывает проходить медосмотр не только наемным водителям, но индивидуальным предпринимателям, которые осуществляющим перевозку самостоятельно, без привлечения наемных работников. Проведение указанной процедуры оплачивает работодатель.

В случае с индивидуальным предпринимательством, когда из-за отсутствия наемных работников нет смысла оборудования медицинского кабинета, целесообразно заключить договор с лицензированной медицинской организацией.

Выявление сотрудником ГИБДД отсутствия штампа медработника может послужить признанием путевого листа недействительным, водитель в таком случае отстраняется от управления транспортом и автомобиль отправляется на штрафстоянку.

Контроль со стороны налоговых органов

Допущенные неточности в путевках могут послужить причиной для исключения их налоговиками из документов, подтверждающих подлинные затраты предприятия. Решения многих судов также указывают на то, что только грамотно и полностью оформленные путевые документы служат доказательством использования автотранспорта в целях производства и получения дохода.

Налоговый Кодекс РФ не содержит положений о нормировании затрат на ГСМ и топливо, однако, во избежание конфликтов с ревизорами, лучше придерживаться общепринятых нормативов расхода топливных ресурсов.

В заключение нелишне будет напомнить, что только обоснованные экономически и подтвержденные документально расходы могут быть приняты в целях налогообложения, как производственные затраты. Причинами для отказа в предоставлении налогового вычета могут послужить выявленные контролирующими органами неточности в реквизитах путевых листов.

Бесплатная программа по заполнению путевых листов и правила работы с ней рассмотрены в следующем видео уроке:

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3

Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.

Необходимость в путевых листах

Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:

  • регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
  • водительское удостоверение с актуальной категорией;
  • товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
  • спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
  • заполненный бланк путевого листа (форма №3).

На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.

Правильное ведение и учет

Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:

  • № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
  • №4 – применяется с легковыми такси;
  • №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
  • №6 спец. и №6 – используется для автобусов.

Источник: https://xn--80aahbpndxjebedawh3a7n.xn--p1ai/obrazets-zapolneniya-putevogo-lista-legkovogo-avtomobilya/

Путевой лист легкового автомобиля с 01.03.2019:новый бланк и образец

Бланк и образец путевого листа легкового автомобиля с 1 марта 2019

Путевой лист – первичный документ по учету работы автотранспорта и основание для начисления зарплаты водителю. Без этого документа принять к учету расходы на бензин не удастся.

Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированные. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (п. 10 Порядка заполнения путевого листа).

1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и  учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Правда ли, что с 1 марта 2019 года нельзя оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Выписывать один путевой лист на несколько поездок в разные рабочие дни или смены больше нельзя. По новым правилам их нужно будет оформлять перед:

  • каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
  • началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Как указывать в путевом листе срок действия, зависит от длительности рейса. Если продолжительность рейса не превышает рабочего дня, срок действия путевого листа будет в рамках одной даты. Если же длительность рейса превышает один рабочий день, в сроке действия укажите дату начала рейса и дату его окончания (п. 4 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

В отметках о медосмотре теперь не требуется проставлять штамп врача. Нужна только подпись и расшифровка. Ранее порядок требовал в отметках о медосмотре подпись и Ф. И. О. заверять штампом медработника, который проводил осмотр.

Одо́метр (др.-греч. ὁδός «дорога» μέτρον «мера»), в просторечии счётчик — прибор для измерения количества оборотов колеса. При помощи него может быть измерен пройденный транспортным средством путь.

Показания одометра теперь нужно вносить в путевой лист только при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства.

По старым правилам данные отражали при выезде и заезде на парковку. Но организация по-прежнему вправе проставлять на путевом листе показания одометра при заезде на парковку.

На путевом листе допустимо размещать дополнительные реквизиты (если нужно).

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа.

  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.

  3. Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

  4. Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

  5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

  6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

  7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

  8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

  9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

  10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

  11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

  12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

  13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

  14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

  15. Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

  16. Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

  17. записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

  18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  • маршрут транспортного средства.
  • номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
  • места отправления и прибытия транспортного средства.
  • фактический километраж поездки и подпись водителя.

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);
  • закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);
  • приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом,  путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

  • путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
  • с 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 10);
  • в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
  • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную  форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

  • N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
  • N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
  • N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

  • номер и дата выдачи путевого листа;
  • ФИО водителя;
  • государственный регистрационный номер ТС;
  • дата выезда и время возвращения транспортного средства.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Источник: https://jklubercy.ru/putevoy-list-legkovogo-avtomobilya-direktora-obrazets-zapolneniya/

Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2019 года

Бланк и образец путевого листа легкового автомобиля с 1 марта 2019

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт.

Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д.

она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо.

Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно — перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2018 году

С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017 ).

Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон.

Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.

Далее, на бланке отражается марка автомобиля, номер госрегистрации. Если используется гаражный номер, то его нужно проставить в правой таблице.

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель — о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

ДебетКредитОперация
10/360, 76, 71Приобретено топливо
1960, 76Отражен НДС по топливу
20, 23, 25, 26, 4410/3Списано топливо по норме
9410/3Списано топливо, израсходованное сверх норматива
73/294Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-legkovogo-avtomobilya.html

Путевой лист легкового автомобиля (на основе формы n 3) с 1 марта 2020 г. – образец – Правовой мир

Бланк и образец путевого листа легкового автомобиля с 1 марта 2019

Путевой лист легкового автомобиля применяется в организациях имеющих служебный легковой транспорт. С помощью этого первичного документа ведется учет работы транспортного средства и водителя.

Как написано в нормативных документах — «Путевой лист легкового автомобиля служит основанием для начисления заработной платы водителю». Кроме того, благодаря подробной информации о работе автомобиля бухгалтерия имеет возможность вести учет ГСМ с последующим их списанием.

Обоснованность списания ГСМ можно подтвердить путевым листом, если этого потребуют контролирующие органы.

Важно правильно заполнять бланк путевого листа. Путевой лист легкового автомобиля с не заполненными обязательными полями считается не действительным.

Обязательные для заполнения реквизиты:

  • порядковый номер,
  • дата выдачи,
  • штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль

В большинстве случаев путевой лист выдается в руки водителю на один день или смену. В конце смены водитель должен вернуть путевой лист в организацию.

Выдавать путевой лист на несколько суток или смен можно только в случае если водителя отправили в командировку. Командировка должна быть оформлена соответствующими документами. Водитель должен получить командировочное удостоверение.

Первично заполняет и выдает путевой лист уполномоченное лицо. Это лицо несет ответственность за его заполнение.

Бланк путевого листа легкового автомобиля (форма № 3) имеет лицевую и оборотную сторону. На лицевой стороне содержаться следующие реквизиты:

  • номер
  • дата выдачи
  • печать и штамп организации
  • сведения об организации которой принадлежит автомобиль
  • сведения о автомобиле и его государственный регистрационный номер
  • ФИО водителя и другие его сведения
  • задание водителю
  • показания спидометра
  • сведения о расходе топлива

На оборотной стороне путевой листа легкового автомобиля по форме номер 3 фиксируется информация о ходе выполнения задания. С помощью этой информации можно определить последовательность выполнения задания, адреса отправления и назначения, временные интервалы.

Как было написано ранее, на основании путевого листа расчетчик рассчитывает зарплату водителю и записывает её в путевой лист, подкрепляя её своей подписью.

Для того чтобы правильно заполнить Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)скачайте образец заполнения по ссылке ниже.

Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2019 года

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт.

Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.